Konfranslar, dəyirmi masalar, seminarların təşkili ictimai təşkilatların və partiyaların fəaliyyətində mühüm yer tutur. Hərçənd kommersiya strukturları da yeri gələndə bu cür tədbirlərin təşəbbüskarı və ya sponsoru kimi çıxış edirlər.

Mətni sadələşdirmək üçün yuxarıda sadaladığımız tədbirlərin hamısını bundan sonra eyni sözlə «işçi görüş» (ing. workshop, rus. raboçaya vstreça) və ya sadəcə «konfrans» adlandıracağıq. Lakin qeyd etmək lazımdır ki, dəyirmi masaların, seminarların və konfransların hamı tərəfindən qəbul olunmuş fərqli xüsusiyyətləri var. Məsələn, seminarda treninq (öyrətmək) amili daha güclüdür. Burada «öyrədən» iştirakçılarla «öyrənən» iştirakçılar arasındakı fərq aydın görünür. Onun əksinə olaraq, dəyirmi masada hamı eyni «status» daşıyır, hərçənd burada da aparıcının (bu rolda adətən dəyirmi masanın təşkilatçısı çıxış edir) «xüsusi status»u» hiss oluna bilər.

Bütün bunlarla yanaşı, işçi görüşləri birləşdirən bir ümumi xüsusiyyət var: iştirakçılar buraya hər hansı ictimai problemə (sosial, iqtisadi, siyasi, peşə probleminə) münasibət bildirmək və ya hamını bu problem haqqında məlumatlandırmaq üçün toplaşırlar. Məhz bu məqam konfransların pablik rileyşnz vasitəsi olduğuna dəlalət edir.

Konfransların təşkili zamanı nəzərə alınması vacib olan bir neçə amil var.

Məqsəd. Beynəlxalq donor təşkilatlarından qrant almaq üçün verilən layihələrin böyük əksəriyyətində hər hansı konfransın, seminarın və ya dəyirmi masanın keçiriləcəyi göstərilir. Artıq bu cür tədbirlərin təşkili öz-özlüyündə bir məqsədə çevrilib. Bunun da nəticəsində bəzən o qədər sönük konfranslar keçirilir ki, işgüzar adamlar belə tədbirlərdən yan gəzməyə çalışırlar.

Konfrans keçirmək məqsəd deyil, hər hansı məqsədi həyata keçirmək üçün vasitə olmalıdır. Bu cür tədbirlər o zaman ictimai rezonans doğurur ki, orada səslənən fikirlər yeni və cəsarətli olur, məruzələr maraq doğurur və hər bir iştirakçıya öz sözünü deməyə imkan verilir.

Buna görə də istənilən konfransı təşkil edərkən onun köməyi ilə müzakirəyə çıxarılan ictimai problemin həllində kiçik də olsa irəliyə doğru bir addım atmağı və ya konfrans iştirakçılarının təfəkküründə düzgün istiqamətdə dönüş yaratmağı məqsəd kimi qarşıya qoymaq lazımdır. Əgər belə məqsəd yoxdursa və tədbir sadəcə «hesabat» xatirinə keçirilirsə, bu, o dəqiqə hiss olunacaq və konfrans sönük keçəcək.

Auditoriya. İşçi görüşlərin auditoriyasını bir neçə aspektdə qiymətləndirmək olar. Burada həmin auditoriyanın ən aktiv hissəsini görüşün bilavasitə iştirakçıları təşkil edir. Odur ki, bu iştirakçıların seçimi yüksək diqqət və mövzunun hərtərəfli analizi əsasında aparılmalıdır. Dediyimiz kimi, konfrans əsasən muəyyən ictimai problemə, onun həlli yollarını araşdırmağa həsr olunur. Çox zaman belə problemin həllində maraqlı olan və onun həlli yolları üzərində düşünənlər cəmiyyətin ayrı-ayrı təbəqələrini təmsil edir. Buna görə də işçi görüşdə müzakirəyə çıxarılmış problemlə bağlı bütün tərəflərin nümayəndələrini dəvət etmək lazımdır. Problemi yaxşı bilən nüfuzlu şəxslərin — alimlərin, ictimai xadimlərin, partiya liderlərinin, eləcə də hökumət nümayəndələrinin görüşdə iştirakı onun çəkisini və əhəmiyyətini artırır. Buna görə də konfransın təşkilatçıları həmin şəxslərə sadəcə dəvətnamə göndərməklə kifayətlənməməli, imkan daxilində onlarla görüşməli, işçi görüşün məqsədini izah etməlidirlər. Büdcə imkan verirsə, yüksək səviyyəli ekspertlərə konfransda çıxış üçün qonorar da nəzərdə tutmaq olar.

Lakin konfransın auditoriyası yalnız bilavasitə iştirakçılarla məhdudlaşmır. Bu iştirakçıları problemlə bağlı olan ictimai sektorun «qaymağı» hesab etmək olar. Həmin sektorun çoxlu sayda başqa nümayəndələri var ki, onlar da müzakirəyə çıxarılan problemin həllində maraqlıdırlar.

Və nəhayət, konfransın gündəliyində dayanan məsələ geniş ictimaiyyətdə də maraq doğura bilər. Məsələn, ekologiya, tibb, təhsil, sosial-iqtisadi durum (vergilər, maaşların və təqaüdlərin artırılması və ya azaldılması), ölkənin ərazi bütövlüyü və digər sahələrlə bağlı məsələlər yalnız müvafiq problemlə məşğul olan mütəxəssisi deyil, eyni zamanda ictimaiyyətin geniş dairələrini maraqlandırır.

Konfransın təşkilatçıları tədbir zamanı bilavasitə iştirakçıların fikrini öyrənə və ya ona təsir edə bilərlər, lakin geniş ictimaiyyətlə əlaqəni yalnız mətbuat vasitəsilə yaratmaq olar.

KİV-lə əlaqə. Çox az işçi görüş ola bilər ki, onun təşkilatçıları öz tədbirlərinin KİV-də geniş işıqlandırılmasına maraq göstərməsinlər. Yeri gəlmişkən, «işçi» görüşlər»lə «işgüzar» görüşlər»i və ya «danışıqlar»ı» səhv salmaq olmaz. Əgər ikinci tip görüşlər daha çox fərdi və ya korporativ maraqlar üzərində qurulursa, bu fəsildə haqqında söhbət gedən işçi görüşlərdə adətən ictimai, iqtisadi, sosial və ya siyasi problemlər müzakirə obyektinə çevrilir. Məhz buna görə də həmin tədbirlərin iştirakçıları onun ictimaiyyətin diqqətinə çatdırılmasında maraqlı olurlar.

Jurnalistlərin konfransda iştirakını təmin etməyin bir neçə yolu var. Əvvəla, jurnalistlər arasında elələri var ki, müzakirəyə çıxarılan mövzu ilə ciddi məşğul olurlar, bu sahədə təhqiqat aparırlar və artıq özləri həmin sahə üzrə müstəqil ekspertə çevriliblər. Əgər konfrans təşkilatçıları mətbuatı izləyirlərsə, çox güman ki, müzakirəyə çıxardıqları mövzu ilə xüsusi məşğul olan jurnalistlərin imzalarını, bəlkə də şəxsən özlərini yaxşı tanıyırlar. Bu cür jurnalistləri konfransa sadəcə KİV nümayəndəsi kimi deyil, iştirakçı kimi dəvət etmək yerinə düşərdi. Əmin olun ki, konfrans maraqlı keçərsə, orada yeni fikirlər səslənərsə, həmin jurnalistin təmsil etdiyi KİV-də mütləq tədbiriniz haqqında böyük bir reportaj və ya məqalə gedəcək. Lakin bir-iki materialla kifayətlənmək olmaz. Yaxşı olar ki, mətbuatda konfransla bağlı, həcmcə böyük də olmasa, informasiya xarakterli bir neçə material getsin. Bunun üçün isə müxtəlif qəzet, jurnal, radio və televiziya kanallarına dəvətnamə göndərmək və onları konfransın məzmunu, yeri və vaxtı haqqında məlumatlandırmaq lazımdır.

Konfrans zalında jurnalistlər üçün xüsusi yer ayırmaq yaxşı olardı. Əgər telejurnalistlərin gəlişi gözlənilirsə, konfrans üçün elə yer seçmək lazımdır ki, o, çox dar olmasın və teleoperatorun effektli işi üçün şərait olsun.

Bəzən işçi görüşlərin təşkilatçıları və ya iştirakçıları görüşdə kəskin fikirlərin səslənəcəyindən ehtiyat edərək onun gedişinin jurnalistlər tərəfindən müşahidə edilməsini istəmirlər. Bu, o qədər də nadir hal deyil və daha çox dəyirmi masalara xasdır. Lakin belə olduqda, tədbirdən sonra jurnalistlər üçün brifinq təşkil etmək və görüşün nəticələri haqqında onlara məlumat vermək yerinə düşərdi. Brifinqin vaxtı haqqında KİV orqanlarına əvvəlcədən məlumat vermək lazımdır.

Təşkilati məqamlar. Konfransı elə təşkil etmək lazımdır ki, onun iştirakçıları heç bir narahatlıq hiss etməsinlər. Bunun üçün ilk növbədə konfrans iştirakçısının qovluğunu tərtib etmək lazımdır. Qovluğa konfransın proqramı, bloknot və qələm, natiqlərin çıxışları və ya bu çıxışların tezisləri, konfransın mövzusu ilə bağlı ədəbiyyat və s. sənədlər qoyula bilər.

Əgər konfrans xaricdən dəvət olunmuş çoxsaylı qonaqların iştirakı ilə keçirilirsə və iştirakçıların hamısı bir-birini tanımırsa, qovluğa aşağıdakıları da əlavə etmək yaxşı olar:

• — ID-card (döşdən asılan və şəxsin adı, soyadı yazılmış kart);
• — konfransa gəlmiş xarici qonaqlarla əlaqə üzrə məsul şəxsin adı, soyadı və telefonu;
• — konfransın keçirildiyi şəhər və ölkə haqqında ümumi məlumatlar (milli valyuta və onun ABŞ dollarına nisbətən kursu, iaşə obyektləri, muzeylər, yerli xalqın bəzi etik
  normaları və mental xüsusiyyətləri və s.);
• — xarici qonaqlar üçün nəzərdə tutulmuş xüsusi proqram və onun qrafiki (ekskursiyalar, nəqliyyatla təchizat və s.).

Bir sözlə, qovluğu elə tərtib etmək lazımdır ki, iştirakçıların konfransla bağlı mümkün qədər az sualı qalsın. Lakin bu, təşkilati işlərin bir tərəfidir. Nəzərə almaq lazımdır ki, sizin dəvət etdiyiniz adamların bir çoxu, xüsusilə ekspertlər onlarla belə konfransda iştirak ediblər və çox güman ki, özləri də belə konfranslar təşkil ediblər. Buna görə də onlar təşkilati işin səviyyəsini qiymətləndirə bilirlər. Bu qiymət isə sizin onlarla sonrakı münasibətlərinizə təsir göstərə bilər. Çalışmaq lazımdır ki, dəvət etdiyiniz qonaqlar konfrans zamanı və sərbəst vaxtlarda diqqətdən kənarda qalmasınlar. Əlaqələndirici kimi onlara təhkim etdiyiniz şəxslər ünsiyyətcil olmalı, qonaqların dilini bilməlidir. Xaricilərin iştirakı ilə keçən konfranslarda ən vacib məsələlərdən biri onları peşəkar tərcüməçi ilə təmin etməkdir. Əgər tərcüməçiniz təcrübəsizdirsə, hesab edin ki, bu qonağın dəvətinə çəkdiyiniz xərci çölə atmısınız.

Bütün gün ərzində və daha artıq davam edən konfransların təşkili daha çətin və çox xərc tələb edən işdir. Konfrans iştirakçılarının rahatlığını təmin edən məqamlardan biri də nahar və şamın vaxtlı-vaxtında təşkil olunmasıdır. Proqramı tərtib edərkən yeməyin və kofe-breyklərin də vaxtını qeyd etmək lazımdır. Bu kofe-breyklər iştirakçılar arasında ünsiyyət üçün yaxşı imkan yaradır. Konfrans bitdikdən sonra keçirilən furşetlər isə bu ünsiyyəti daha da möhkəmləndirə bilər.

Nəhayət, «yeyib-içmək» mövzusunu öz təcrübəmizdən doğan bir məsləhətlə bitirmək istərdik — konfrans stolunun üzərinə qazlı su qoymayın, üstünə su sıçrayan qonağınız yumor hissindən uzaq ola bilər.

Müəllif: Rafiq İsmaylov
Mənbə: İctimaiyyətlə Əlaqələr: BÜTÜN YOLLAR KİV-DƏN KEÇİR kitabı