Diplomatik sənədlərin növləri

Şəxsi nota

Şəxsi nota prinsipial məsələlərlə bağlı göndərilir və ya özündə hər hansı vacib hadisə haqqında informasiyanı ehtiva edir.
Nota onu imzalayanın adından - birinci şəxs adından tərtib edilir və Hörmətli cənab Nazir (Səfir) müraciəti ilə başlayır.
Sonra məzmun hissəsi başlayır. Nota şəxsi nota müəllifinin ehtiramını izhar edən kompliment, nəzakət formulu ilə bitir.
Nəzakət formullarndan asılı olaraq, notanın tonallığı daha mülayim, yaxud daha sərt ola bilər. Əgər adresata cənab nazir sözləri ilə müraciət edir və dərin və səmimi ehtiramsızla vidalaşırlarsa, bu müəllifin notanı kifayət qədər neytral etmək istəyini bildirir. Əgər hörmətli müraciəti və vidalaşarkən səmimi ehtiramla istifadə edilirsə, nota daha isticanlı və dostyana olur.
Diplomatik praktikada digər nəzakət formulları da geniş yayılıb.
Xarici işlər naziri, yaxud səfirinə:
Cənab Nazir, sizə dərin hörmət və ehtiram bəslədiyimə əmin olmağınızı xahiş edirəm.
Elçiyə, işlər üzrə müvəkkilə:
Cənab işlər üzrə müvəkkil, sizə dərin hörmət və ehtiram bəslədiyimə əmin olmağınızı xahiş edirəm.

Adətən komplimentlər qarşılıqlıq prinsipi əsasında (xüsusən də cavab notasında) istifadə olunurlar. Ünvan birinci səhifənin sol aşağı küncündə yazılır. Ünvanda nota göndərilən şəxsin ranqı - dərəcəsi göstərilir. Zərfdə ünvan şəxsi notadakı kimi ifadə edilir.
E.Satou və C.Feltxem şəxsi notanı diplomatik yazışmanın müstəqil sənəd növü kimi ayırmır və sadəcə «nota» adından istifadə edirlər. Bu zaman notanın həm birinci, həm də üçüncü şəxs adından tərtib edilməsinin mümkünlüyü, lakin verbal notadan fərqli olaraq mütləq imzalı olması nəzərdə tutulur.

 

^{Şəxsi müraciətnamə}

Şəxsi müraciətnamələr öz formal parametrlərinə görə şəxsi notalar sırasına aid edilə bilər. Lakin müraciətnaməni göndərənin və alıcının xüsusi mövqeyinə, bu cür sənədlərin əhəmiyyətinə görə onları diplomatik yazışmanın ayrıca xüsusi sənəd növünə ayırmaq qəbul edilib. Bu kateqoriyaya dövlət başçısı, hökumət başçısı və xarici işlər nazirinin məktubları aid edirlər.
Bu cür sənədlərdə protokol formulları müraciət və yekun komplimentdir. Bütün şəxsi müraciətnamələr və məktublar göndərənin şəxsi imzasına malikdirlər.
Bəzən şəxsi müraciətnamələri birinci şəxs adından rəsmi məktub adlandırırlar. O, yüksək keyfiyyətli yazı kağızında yuxarısında ünvan, tarix və missiya başçısına yaxud xarici işlər nazirinə ifadəsi ilə yazılır.
Diplomatik nümayəndəlik başçısı adından xarici işlər nazirinə rəsmi məktub, bir qayda olaraq, «zati-aliləri», yaxud bəzən sadəcə cənab… sözləri ilə başlayır. Sonra şərəf duyuram ifadəsi gedir.
Sonda yazılır:

Zati-aliləri, imkandan istifadə edərək, sizə dərin hörmət və ehtiram bəslədiyimə əmin olmağınızı xahiş edirəm. Yaxud: Zati-aliləri, sizə dərin hörmət və ehtiram bəslədiyimə əmin ola bilərsiniz.
(Göndərənin adı).

Bəzən, səfirlər xarici işlər naziri arasında for­ma­laş­mış münasibətlərdən asılı olaraq, məktub hörmətli nazir müraciəti ilə başlaya və səmimən sizin sözləri ilə bitir.
Qeyd edək ki, həmişə yerli xüsusiyyətlər möv­cud­dur. Məsələn, Böyük Britaniyada, ABŞ-da olduğu kimi, for­mal yanaş­maya daha az yer verirlər, çünki nə britaniya naziri, nə də rəsmi şəxslərdən birinə burada zati-aliləri deyə müraciət etmirlər.
Rəsmi şəxslər arasında yazışma zamanı hörmətli (adresatın adı) müraciəti istifadə edilir və məktub səmimən sizin (göndərənin adı) sözləri ilə bitir.
Əgər məktub zati-aliləri sözü ilə başlayırsa, o, dəqiq olaraq eyni stildə davam etdirilməlidir, məsələn: Bizim hökumət zati-alilərinizin təklifi ilə tanış oldu… Lakin bu cür ifadələr ifrat ağıryana ola bilərlər və buna görə daha adət edilmiş ikinci şəxs adından (Siz, Sizi) müraciət mümkündür.

Üçüncü şəxs adından rəsmi nota

Bu sənəd, formal nöqteyi nəzərindən, verbal no­talar kateqoriyasına aid edilə bilər. Bəzən onları məzmun hissəsi və həmin sənədlərin əhəmiyyətindən çıxış edərək ayırırlar. Nota ümumən qəbul edilmiş beynəlxalq dildə milli gerblə bəzədilmiş rəsmi blankda, ünvanın gös­tərilməsi ilə çap edilir və aşağıdakı sözlərlə başlanır:

Səfirlik… Xarici işlər nazirinə öz hörmətini izhar (ifadə) edir və Sizi… məlumatlandırmaqdan... (yaxud) Sizin diqqətinizi … çəkməkdən şərəf duyur.

Sonra notanın məzmunu gedir və sənəd aşağıdakı nəzakət formulu ilə bitir:

Səfirlik, fürsətdən istifadə edərək, Xarici işlər nazirinə öz dərin hörmətini izhar edir (ifadə edir, bildirir).
( tarix) (göndərənin inisialları və səfirliyin möhürü)
Rəsmi nota həmçinin diplomatik missiyalar arasında standart ünsiyyət formasıdır.

Verbal nota

Verbal nota, çox güman ki, ən geniş yayılmış dip­lomatik sənəddir.
«Verbal nota» ifadəsi «ciddi diqqətə alınmalı olan kağız» mənasını daşıyır.
Verbal notaya münasibət vaxt keçdikcə dəyişirdi. Diplomatik sənədlərin seçiminə xüsusi həssaslıqla «klassik diplomatiya» adlanan dövrdə yanaşırdılar. Y.Y.Solovyovun «Diplomatın xatirələri» kitabından misal:
«1909-cu ildə Rusiya XIN Peterburqdakı Avstriya-Macarıstan səfirliyi ilə yalnız verbal notalarla əlaqə saxlamağı məqbul sayırdı. Bu gərgin münasibətlərin əlaməti kimi qiymətləndirilirdi».
Bizim zəmanəda verbal notanın göndərilməsini bədxahlıq əlaməti kimi qəbul etmək heç kimin ağlına gəlməz. Diplomatik praktikada kollektiv notalara da rast gəlinir. Məsələn, bütün diplomatik korpus, yaxud səfirliklər qrupu adından.
Xarici işlər nazirliyi və səfirliklər bu diplomatik sənəd növünü yazışmada kifayət qədər geniş məsələlər dairəsi üzrə istifadə edirlər. Çoxsaylı verbal notaların məzmununu siyasi, iqtisadi, elmi-texniki, mədəni məsələlər, viza sorğusu, təmsiledici xarakterli informasiya təşkil edir.
Verbal nota üçüncü şəxs adından yazılır və adətən rəsmi nota ilə eyni formada ifadə olunur və yüksək keyfiyyətli gerbli kağızda çap edilir. Ünvan birinci vərəqdə sol aşağı küncdə göstərilir. Eyni ünvan zərfin üzərində çap edilir. Nota komplimentlə başlayır və bitir. Notanın əvvəlində alıcının və göndərənin tam adı yazılır:

Xarici işlər nazirliyi… Səfirliyə öz ehtiramını bildirir və … verməyindən şərəf duyur…

Yekun komplimentdə göndərənin qısa adını vermək olar:

Fürsətdən istifadə edərək, Nazirlik Səfirliyə bir daha öz dərin ehtiramını izhar edir.

Bəzən komplimentdə «fürsətdən istifadə edərək» sözləri buraxılır. Məsələn, notada hansısa qəzalar və digər xoşagəlməz xəbərlər barədə məlumat verilirsə:
Nazirlik Səfirliyə öz dərin hörmətini izhar edir.

Bəzi dövlətlərdə, məsələn ABŞ-da, yekun nəzakət formulu buraxılır.
Cavab notasının əvvəli bu cür olacaq:
Xarici işlər nazirliyi… Səfirliyə öz dərin hörmətini bildirir… və Səfirliyin …№ (gün, ay, il) nota ilə əlaqədar aşağıdakıları bildirməkdən şərəf duyur…

Nota səfirlik, yaxud dövlət nümayəndələrinin hərəkətləri ilə bağlı etiraz ehtiva edirsə, kompliment buraxılır. Matəm elan edilən, başsağlığı verilən zaman da komplimentdən istifadə edilmir.
Verbal nota göndərmə nömrəyə və tarixə malikdir, mətnin sonunda göndərmə tarixinin yanında XIN, yaxud səfirliyin möhürü ilə bağlanılır.
Verbal notanın protokol formulları şəxsi notanın protokol formullarından fərqlənir:
Xarici işlər nazirliyi öz ehtiramını bildirir və aşağıdakıları elan etməkdən şərəf duyur…

Viza verbal notaları adətən aşağıdakı formada olurlar:
XIN Səfirliyə öz ehtiramını bildirir… və (şəxslərin siyahısı gedir) giriş-çıxış vizalarını vermək iltifatını gös­tərməyinizi xahiş etməkdən şərəf duyur.

 

Yekun kompliment:
Nazirlik xahişinin yerinə yetirilməsinə görə Səfirliyə əvvəlcədən öz təşəkkürünü bildirir.

Yaddaş qeydləri

Yaddaş qeydləri şifahi söhbətlərin qeydlərindən ibarətdir. Diplomatik nümayəndəlik başçıları hərdən öz hökumətlərindən akkreditə olduqları dövlətin xarici işlər nazirliyinə etirazı bil­dirmək, yaxud hər-hansı məsələ üzrə ondan izahat xahiş etmək tapşırığı alırlar. Bunun üçün şəxsi vizitə ehtiyac var ki, vizit zamanı diplomat öz məsələsini açıqlayır. Onun vizitinin məqsədində heç bir şübhə qalmasın deyə, o, nazirlikdə öz qeydlərinin xülasəsini qoyur. Bu xülasə aşağıdakı formada ola bilər:
yaddaş qeydləri (aide-memoire) – burada hərəkətlər yaxud hökumətin nəzər-nöqtəsi izah edilir və ya təklif əks olunur. Yaddaş qeydində «Aide-memoire» başlığı, sonda tarix yazılır, lakin ünvan göstərilmir, imza və möhür qoyulmur;
kağız parçası, vərəq (bout de papier) - başlıqsız, tarixsiz və imzasız məktubdur ki, lazım gəldikdə onun yaranma mənşəyini inkar etmək mümkün olsun. Beləliklə, kağız parçası yaddaş qeydinə nisbətən rəsmiyyət daha azdır.
Yaddaş qeydi şifahi söhbət zamanı edilmiş bəyanatın yaxud xahişin əhəmiyyətini qeyd etmək, söhbətin və ya bəyanatın səhv şərhi və anlaşılması mümkün­lü­yü­nü qabaqlamaq üçün şəxsən təqdim edilir. Şəxssiz forma­da xahiş irəli sürülür, təsdiq etməyə məcburuq, məlumat verilir ifadələrinin istifadəsi ilə tərtib edilir. Mətn adi gerbsiz kağızda çap olunur; yalnız göndəriş tarixi və yeri gös­tərilir. Mətnin yuxarısında yaddaş qeydi yazılır.

 

Memorandum

Bu sənəddə hər-hansı məsələnin faktiki tərəfi ətraflı nəzərdən keçirilir. Bu memorandum şəxsi, yaxud verbal notaya əlavə, yaxud müstəqil sənəd ola bilər və şəxsən yaxud kuryerlə göndərilir. Gerbsiz nota kağızında çap edilir. Gön­dərişin nömrəsi, möhürü, yeri və tarixi göstərilmir. Əvvəllər memorandumu çox vaxt fransızca deduction (nəticə) yaxud expose des motifs (motivlərin qeydi) adlandırırdılar. Mərkəzdə memorandum sözünün yazılması nəzərdə tutulur.
Diplomatlar konfrans zamanı, yaxud öz hökumətinin təlimatına görə hər-hansı incə, prinsipial təklifi müzakirəyə çıxarmaqdan çəkinə bilərlər. Belə olan halda dip­lomat qeyd olunan məsələni özü müzakirə edə və məsələnin qeyri-müəyyən, bir qədər mücərrəd formada əks olunduğu qeyri-rəsmi kağız (non paper) qoya bilər.

Non paper

Non paper (ingilis dilindən tərcümədə mövcud olmayan kağız deməkdir) müasir diplomatik və siyasi praktikada geniş tətbiq edilən sənəd növüdür. Özünəməxsus şəxssiz memo­ran­dum – məsələnin mahiyyəti əks olunmuş, müzakirə olunan sənədin təklif olunan forması olan xülasədir.
Adətən bu cür sənədin başlığı və imzası olmur, hərçənd texniki yarımbaşlıqları özündə ehtiva edə bilər. Bu cür sənəd­lərin istifadəsi kifayət qədər sərbəst şəkildə irəli sürülmüş təklifi, danışıqlarda yaranmış vəziyyəti təsbit etmək, qarşı tərəfin nəzərdən keçirməsi üçün yeni elementləri daxil etmək imkanı verir. Bir qayda olaraq, bu cür sənədlər rəsmi sənədlər qismində nəzərdən keçirilmir və iş materialı kimi xidmət edirlər. Non paperin müddəasına hardasa istinad etmək yalnız sənədin müəllifinin göstərilməməsi ilə qəbul edilib. Non paper sitat gətirilmə, bəzən isə aşkar edilmək üçün nəzərdə tutul­mayıb. Hərçənd bəzi hallarda bu sənəd məhz ictimai və siyasi şərhlərin, bu və ya digər məsələ üzrə qiymətləndirmələrin əldə edilməsi üsulu kimi təklif edilir.

Xüsusi məktub tanış rəsmi şəxslərə, məsələn, hər-hansı məsələdə dəstəyə ehtiyac olduqda göndərilir. Adi kağızda, bəzən sol yuxarı küncündə nəşriyyat üsulu ilə göndərənin ad və soyadı yaxud rəsmi mövqeyi çap edilmiş blankda hazırlanır və bu zaman kağızın yalnız bir tərəfi istifadə edilir. Nəzakət formullarını tələb edir – Hörmətli Cənab… Yekun kompliment mütləqdir. Nömrə göstərilmir, lakin tarix və şəxsi imza məqbuldur. Ünvan yalnız zərfin üzərində göstərilir.

Digər diplomatik sənədlərə də rast gəlinir. Məsələn, etimadnamə, geri çağırılma sənədləri, bildiriş sənədləri (bir dövlət başçısının diplomatik münasibətlər saxladığı digər dövlət başçısının ünvanına özünün seçilməsi və səlahiyyətlərinin icrasına keçməsi haqqında məktub. Mütləqiyyət quruluşlu dövlətlərin başçıları taxta keçmələri, bəzən ailə üzvünün dünyaya gəlməsi barədə məlumatlandırırlar. Bildiriş sənədləri və ona cavab etimadnamə tək tərtib edilirlər. Diplomatik praktikada nadir hallarda təsadüf edilir.), danışıqların yekun sənədləri, beynəlxalq müqavilələr.

Danışıqlar və vizitlərin yekun sənədləri

Bu diplomatik sənədlərin xüsusi növüdür: onlar adətən kommyunike, birgə bəyanat, bəyannamə forması daşıyırlar. Onların əsas vəzifəsi baş vermiş danışıqların, fikir müba­diləsinin yekununu dəqiq əks etdirməkdir.
Kommünike – beynəlxalq danışıqların gedişatı və nəticə­ləri, onların abu-havası və əldə olunmuş beynəlxalq razılaşma haqqında rəsmi məlumatdır.
Birgə bəyanat – imzalayanlar üçün daha da məcburi xarakter daşıyan sənəd. Bu cür sənədin imzalanması ehtiva edir ki, danışıqlar gedişatında mühüm nəsə aşkar edilib və bunun nəticəsi olaraq tərəflər müştərək, birgə bəyanatla çıxış etmək qərarına gəldilər.
Bəyannamədə adətən birgə baxışlar və niyyətlər bəyan edilir.
Danışıqların, fikir mübadiləsinin nəticələrinin təsbiti zamanı kifayət qədər çox tətbiq edilən bəzi tipik frazeoloji ifadələrə nəzər salaq: tərəflər bunda vahiddirlər ki; tərəflər bu yaxınlarda bu barədə danışıqlara başlamaq qərarına gəldilər; bunun məqsədəuyğunluğu və zamanın tələbi olduğu fikrinə gəlinmişdik; tərəflər lazım bildilər; məqsədəuyğunluğu haqqında razılığa gəlindi; tərəflər tədbirlərin həyata keçirilməsini xeyirli hesab etdilər; tərəflər bu fikirdədirlər ki; fikir mübadiləsi zamanı baxışların yaxınlığı və ya üst-üstə düşməsi aşkar edildi; tərəflər tədbirləri, planları birgə nəzərdən keçirib, tərəflər… vacib olduğuna dair razılaşdılar; hər iki tərəfin qarşılıqlı istəyi ifadə edildi; tərəflər öz əminlikliklərini ifadə etdilər ki; tərəflər böyük əhəmiyyətini qeyd etdilər; (filan məsələlərin) nəzərdən keçirilməsi qeyd etməyə imkan verdi ki və s.
_____________________________________
Kommünike, birgə bəyanatlar, bəyannamələrdə özünün protokol hissəsi var. Danışıqların iştirakçıları sadalanan zaman onların tutduğu mövqe, soyadları və inisiallarını dəqiq göstərmək vacibdir. Anlaşılmazlıqlardan qaçmaq üçün hər tərəf öz protokol hissəsini özü hazırlayır.
_____________________________________
Kommünikenin adi sxemi aşağıdakı formadadır: əvvəlcə danışıqların, yaxud vizitin faktı, onların davamiyyəti qeyd olunur, sonra baş vermiş görüşlər göstərilir və iştirakçılar sadalanır, nəzərdən keçirilmiş məsələlərin dairəsi cızılır, əvvəl beynəlxalq məsələlər, sonra isə ikitərəfli münasibətlər üzrə danışıqların nəticələri açıqlanır. Məsələlər vaciblik və aktuallıq üzrə sıralanır.