Bütün sənədlər, onların çoxşahəliyi və müxtəlifliyinə baxmayaraq, ən ümumi, universal qaydalara riayət edilməsini tələb edirlər. Diplomatik yazışma diplomatiya qədər uzun tarixçəyə malikdir. Qəbul edilən öhdəliklərdən geri çəkilmə həmişə nüfuzun, etibarın itirilməsinə gətirib çıxarırdı.
Hər konkret halda ənənəni nəzərə almaqla sənədin düzgün seçimini etmək böyük əhəmiyyət kəsb edir. Verbal notaya verbal, şəxsi məktuba şəxsi məktubla cavab verirlər.Şəxsi məktuba verbal nota ilə, şəxsi imzalı məktuba imza yerinə soyad çap edilmiş məktubla cavab vermək nəzakətsizlik kimi qəbul edilir.
_____________________________________
Sənədlər qüsursuz xaricə görünüşə malik olmalı, yüksək keyfiyyətli kağızdan istifadə edilir.
_____________________________________
Əllə bəzən yarımrəsmi xarakterli məktublar yazılır. Zərflər yaxşı keyfiyyətli və formatlı, sənədin ölçülərinə müvafiq ölçüdə seçmək lazımdır.
Formal olaraq nazirlik və səfirlik diplomatik yazışmanı öz ölkəsinin dilində aparmaq hüququna malikdirlər. Lakin bəzən bu sənədi alanda tərcümə ilə bağlı çətinlik yarada və qoyulmuş məsələlərin baxılmasını gecikdirə bilər. Bundan qaçmaq üçün xarici işlər qurumu yaxud səfirliklər razılaşdırılmış halda yazış­manı hər hansı üçüncü dildə və ya hər sənədə qeyri-rəsmi tərcüməsini əlavə edərək öz ölkənin dilində aparmaq olar.
Diplomatik sənədlər, bir qayda olaraq, ünvana şəxsən, yaxud kuryerlə göndərilməli və xüsusən buna səlahətlənmiş şəxsə qəbzlə verilməlidir. Diplomatik korrespondensiyanın poçtla göndərilməsi tövsiyə edilmir.
Istənilən sənəd cavab tələb edir. Cavabın olmaması müəyyən xarakterli cavab kimi qəbul edilir. Bu cür cavab formasına istisna hallarda müraciət edilir. Protokol qaydası möv­cuddur: chaque lettre demande reponse – hər məktub cavab tələb edir. Səbəb yoxdursa, cavabı heç vaxt gecikdirmirlər. Adresatın dilində cavab vermək səhv kimi qəbul edilmir.
Bütün sənədlər müraciət və adresatın soyadı və titulunun (zadəgan yaxud xidməti) dəqiq yazılmasından – bu sənədin məzmunu qədər önəmlidir, başlanır. Nəzakət tələb edir ki, sənəddə ilk növbədə heç bir təhrif olmasın.
Orfoqrafiya və adların yazılması sıralamasına da dair çox diqqətli olmaq lazımdır. Hər ikisi rəsmi sənədlərdəki yazılara müvafiq olmalıdır. Ixtisarlara yol verilmir.
Sənəddə xoşagəlməz bir məlumat əks oluna bilər, lakin nəzakət formulları saxlanılmalıdır.
Komplimentlər müxtəlifdir və şəxsi nota göndərilən şəxsin siyasi, xidməti mövqeyi, yaxud ranqından asılı olaraq (baş nazir, parlament sədri, xarici işlər naziri, digər nazirlərə, səfirlərə və onlara bərabər mövqeyə, yaxud ranqa malik şəxslərə) tətbiq edilirlər. Məsələn:
Sizə dərin hörmət və ehtiram bəslədiyimə əmin olmağınızı Sizdən (vəzifəsi göstərilir) xahiş edirəm.

Böyük hörmətimi, həmçinin zati-aliləri komplimentinə həmçinin istefada olan, lakin əvvəllər buna hüquqları olan şəxslər də ümid edə bilər.
Dövlət ideologiyalı bəzi dövlətlərin nümayəndələri ilə yazışma zamanı (məsələn, SSRI olduğu kimi) qeyd edilən komplimentlər əvəzinə dərin ehtiramla yaxud hörmətlə ifadələri istifadə oluna bilər.
Ayrı-ayrı ölkələrin yerli protokol təcrübəsində kom­pli­mentlərin tətbiqində bəzi fərqli cəhətlər ola bilər.
Qurumların yazışması bu cür sərt formalara malik olmasa da, müəyyən dərəcədə şəxsi nota və ya xüsusi məktuba yaxınlaşır. Qurumlar və ictimai təşkilatların məktubları blank­larda çap edilir. Blankın yuxarı hissəsində xüsusi nəşriyyat üsulu ilə qurumun yaxud ictimai təşkilatın adı çap edilir.
Diplomatik sənədlərin məzmun nöqteyi-nəzərindən hazırlanmasının ümumi qanunauyğunluqlarını anlamaq üçün onları şərti olaraq tərkib hissələrə bölmək lazımdır:
- protokol formulları;
- məna nüvəsi;
- əsaslandırma hissəsi;
- faktların ifadəsi.

Protokol formulları, artıq qeyd edildiyi kimi, şəxsi müraciətnamələrdə, şəxsi və verbal notalarda tətbiq edilir, özündə sənədin ünvanlandığı şəxsə müraciəti, sənədin əvvəlində adresata hörmətin ifadəsini və yekun komplimenti ehtiva edirlər. Hansı protokol formulunu tətbiq etmək sualı yarandıqda, Qurandakı müdrik kəlamı yada salmaq yerinə düşər: «Sizi hər hansı salamla salamlayırlarsa, daha yaxşısı ilə salamlayın, yaxud eynisini qaytarın. Doğrudan da, Allah hər şeyi hesaba alır».
Əgər tərəflərdən biri nəzakət formullarından imtina edirsə, digər tərəf, qarşılıqlıq prisipindən çıxış edərək, analoji hərəkət edir.

Məna nüvəsi diplomatik sənədin əsas və ən məsuliyyətli hissəsidir.
Məzmununa görə bütün diplomatik sənədləri aşağıdakı əsas kateqoriyalar üzrə təsnif etmək olar:
- təklifləri ehtiva edən;
- etiraz bildirən;
- mümkün cavab addımları barədə xəbərdar edən;
- bu və ya digər aksiyaya, hadisəyə siyasi və ya beynəlxalq-hüquqi mövqeyi təsbit edən;
- beynəlxalq əhəmiyyətə malik, keçiriləcək və keçirilən tədbirlər barədə məlumatlandıran;
- razılaşmanı, yaxud əldə olunmuş razılıq səviyyəsini rəsmiləşdirən.
SSRI-də nəşr edilmiş diplomatik protokol üzrə ədə­biyyatda qeyd edilir ki, diplomatik sənədlədə etirazı bildirmək üçün adətən etiraz bildirirəm və ya qəti etirazımı bildirirəm ifadəsi tətbiq edilir. Etiraz, onu müvafiq praktiki addımlar və cavab tədbirləri ilə təsdiqləmək hazırlığı nə qədər daha aşkardırsa, bir o qədər daha sanballı səslənir. Tonallığına görə ən qəti, kəskin olan etiraz və xəbərdarlıqlar konkret addımlarla müşayiət edilmədən dəfələrlə təkrarlandıqda qeyri-ciddi görsənirlər.
Sovet diplomatik praktikasında etiraz bildirmək üçün əksər hallarda verbal notadan, bəzən hökumətin, yaxud XIN bəyanatından istifadə edilirdi.
_____________________________________
Diplomatik sənədlərə əsas tələblərdən biri məna nüvəsinin dəqiq ifadə edilməsidir.
_____________________________________
A.Kovalyov «Diplomatiyanın əlifbası» (rus dilində) ki­ta­bında öz əyanilik aydınlığını bu gün də itirməyən   dip­lomatik sənədin aşağıdakı nümunəsini gətirir. 1839-cu ilin yayında «Şərq məsələsi» adlanan məsələ kəskin xarakter aldı. Buna bəhanə Misir paşası Mehmed Əlinin ordusunun Suriyada türk ordusu üzərində çaldığı qələbə oldu. Türk ordusunun, faktiki olaraq, mövcudluğuna son qoyulmuş, 4 iyul tarixində isə türk donanması Fransanın aşkar və məxfi himayəsindən istifadə edən Mehmed-Əlinin tərəfinə keçdi. Türk nazirləri türk paşasının bütün tələblərini yerinə yetirməyə, o cümlədən ona Misirdə irsi hakimiyyət verməyə hazır idilər. Böyük dövlətlər arasında bundan yalnız Fransa udurdu. Digərləri - Rusiya,  Ingil­tərə, Prussiya və Avstriya onlar üçün arzuolunmaz olan bu sonluğun ləngidilməsi yollarını axtarırdılar. Onda Metternix belə bir gediş fikirləşdi. 27 iyul tarixində Avstriya kanslerinin təşəbbüsü ilə tələsik şəkildə nota hazırlanmış və türk hökumətinə təqdim edilmişdi. Notada beş böyük dövlətin imzası var idi. Görünür, Fransa onu təcridolunmadan qorxaraq imzaladı. Beş böyük dövlətin mövqeyini təsbit edən bu diplomatik sənəd klassik diplomatiyanın ən yaxşı üslubunda yazılmışdı. Onun mətninə nəzər salaq:
«Aşağıda imzaatanlar öz hökumətlərindən aldıqları təlimatların icrası üzrə Parlaq Portanı məlumatlandırmaqdan şərəf duyurlar ki, beş böyük dövlətin Şərq məsələsi üzrə həmrəyliyi təmin olunmuşdur və buna görə onlara həvalə edilib ki, Parlaq Portanı onların dəstəyi olmadan hər hansı yekun qərarlardan çəkinməyə və həmin dövlətlərin Portaya nümayiş etdirdiyi marağın nəticələrini gözləməyə xahiş etsinlər».

Diplomatik sənədin əsaslandırma hissəsi əksərən bu sənədlə qeyd olunan adresata müraciət etməyə vadar edən, çıxış etmək hüququ verən səbəblərin açıqlanması, əsasların göstərilməsi ilə başlayır.

Faktların ifadəsi. Diplomatik sənədlərdə istifadə edilən faktları dönə-dönə yoxlamaq dazımdır.
_____________________________________
Faktiki tərəfi açıqlayan hissəyə əsas tələb ifadələrin dəqiqliyi, onların açıqlanan faktlara müvafiqliyi və mütənasibliyidir
_____________________________________
Diplomatik dil – iki fərqli anlayışı göstərən termindir. Birincisi, bu rəsmi diplomatik əlaqələrin aparıldığı və beynəlxalq müqavilələrin tərtib edildiyi dildir. Ikincisi, bu ümumən qəbul edilmiş diplomatik lüğəti təşkil edən xüsusi termin və ifadələr məcmusudur.
Hal-hazırda rəsmi diplomatik əlaqələr və beynəlxalq müqavilələrin tərtib edilməsi üçün məcburi vahid dil yoxdur. Əvvəllər fransız dili üstünlük təşkil edirdi.
Necə ki, insanın ünsiyyətinə görə onun demək olar ki, dolğun obrazı yaradılır, eləcə də dövlətin siması barədə xeyli dərəcədə diplomatik sənədin üslubuna əsasən qiymət verirlər. Buna görə dilə qarşı yüksək tələblər mövcuddur.
_____________________________________
Diplomatik sənədlərin dili üçün xüsusi əhəmiyyət (və onun özəlliyi məhz bundadır) üslub kamilliyi, ifadənin musiqiliyi yox, mətnə mütləq müvafiqliyi, qeyd olunan məsələyə dövlət siyasətinin mövqeyinin, mənasının dəqiq ifadəsidir.
_____________________________________
Diplomatik sənədlərin tərtib edilməsi məharəti ilə XIX əsrin görkəmli rus diplomatı A.M.Qorçakov fərqlənirdi. Q.V.Çiçerinin ifadəsinə görə, o «köhnə Avpopa konsertinin son mogikanı, əvvəlki Böyük Avropanın    dip­lomatik liriki idi». A.M.Qorçakovun xaricdəki rus diplomatik nümayəndələrinə 1856-cı il 21 avqust tarixli kifayət qədər tanınmış sirkulyar de­peşası Krım müharibəsindən sonra Rusiyanın xarici siyasətinin əsasına çevrilmiş müddəanı irəli sürdü və bu ifadə iki sözdən ibarət idi: «Rusiya fikrini cəmləşdirməkdədir (Rossiə sosredotoçivaetsə)». Depeşada deyilirdi: «Rusiyanı ittiham edirlər ki, o, özünü təcrid edir və nə hüquqla, nə də ədalətlə uzlaşmayan faktlar qarşısında susur. Deyirlər ki, Rusiya hirslənir. Rusiya hirslənmir. Rusiya fikrini cəmləşdirməkdədir» (Buşuyev S.K. A.M.Qorçakov (rus dilində). – M., 1961. S. 82-83).
Diplomatik mətn boyu yeknəsəq, təkrarlanan ifadələr və formullar oxucunu yorur. Q.Flober və G. de Mopassan bir mətndə eyni sözləri bir-birinə 200 sıra məsafəsindən yaxın olmayaraq yerləşdirməyi tövsiyə edirdilər. Diplomatik sənədlərə dair bu məsləhətə əksər hallarda əməl etmək mümkün olmasa da, onu yadda saxlamaq xeyirlidir.
Diplomatik sənədlərin hazırlanması çoxpilləli və mahiyyət etibarilə kollektiv bir prosesdir. Sözsüz ki, sənədlərin yazıl­ma­sının universal qaydası yoxdur və ola da bilməz. Lakin arxalana biləcəklərimiz var: nümunələr, misallar, praktika, təcrübə. Bundan başqa, asan və səmərəli ünsiyyətə sənədlərin hazırlanmasının aşağıdakı prinsip və qaydaları yardımçı olacaq.
_____________________________________
Sənədin üslubu sadə və aydın, cümlələr bir mübtəda və xəbərli olmalıdır. Ümumən qəbul edilməmiş qəliz sözlər və xüsusi terminlərdən qaçmaq lazımdır. Elə ilk oxunuşda məsələnin mahiyyətini anlamaq üçün aydın olan sözlərdən istifadə etmək lazımdır.
_____________________________________
Mətni aşağıdakı ifadələrlə zibilləmək lazım deyil: öncə qeyd olunduğu kimi, qeyd olunan məktubda, fakta görə, sizin agah olmağınız üçün, təəssüflə məlumat veririk ki və s. Məchul növdə cümlələrdən istifadə edilmir; məlum növ hərəkəti təqlid edir. Məktuba ən yüksək kompliment onda hər şeyin aydın olduğu və asan oxunuqlu olmasıdır.
Bundan başqa, məktubu müsbət tonallıqda saxlamaq vacibdir. Dostluq abu-havası, xeyirli olmaq istəyi, səmimilik və təbiilik istənilən effektə nail olmağa yardımçı olacaq. Məktubun tonunda əks olunmuş oxucu münasibəti onda müsbət reaksiya və məktubda olan informasiyaya müsbət reaksiya vermək istəyi oyadacaq.
Sənədi düzgün və səhvsiz tərtib etmək çox önəmlidir. Adresatı aldatmaqla onunla ünsiyyəti çətin­ləş­dirməmək üçün bütün faktları, tarixləri və istinadları diqqətlə yoxlamaq lazımdır.
Böyük Britaniyada korrespondensiyanı hazır­la­yarkən «5 C» qızıl qaydasından istifadə edirlər: clear – aydın; complete – tam; concise – yığcam; courteous – nəzakətli; correct – düzgün.
Materialın daha yaxşı təşkili və mətnin ifadə edilməsinə daha çox nizam vermək üçün abzasların düzgün düzülüşü, müddəaların sıralanması diplomatik sənədlərin «cilalanması» zamanı da əhəmiyyət kəsb edir. Buna misal K.Paustovskinin «Qızıl qızılgül» hekayəsində tapmaq olar. Tanınmış yazıçı bir hekayə gətirir və hamı onu uğursuz hesab edir. Korrektor abzasları yerbəyer etdi və müəllifin sevincdən üzü güldü.
Sovet diplomatiyasında sənədlərin hazırlığı zamanı tez-tez iki ünvan prinsipindən istifadə olunurdu. Hər   diplomatik sənəd bir növ iki ünvana hazırlanırdı: hökumətə və eyni zamanda xalqa. Bu cür yanaşma öz ölkəndə geniş ictimaiyyəti bu və ya digər problemə cəlb etmək üçün xüsusi fənd kimi tətbiq oluna bilər.
Digər tərəfdən, çoxtərəfli və transparent diplomatiyalı müasir dövr bu cür yanaşmanı, xüsusən də iri, qlobal problemlərə aid, diplomatiyanın müasir tələblərindən biri kimi irəli sürür. H.Kissincerin 1973-cü ilin avqustunda, dövlət katibi olarkən söylədiyi fikri ilə razılaşmaq olar: «Heç bir xarici siyasət, nə qədər bacarıqlı olsa da, bir neçə kəsin ağlının məhsuludursa və heç kimin ürəyinə yatmayıbsa, uğurlu olmasına heç bir şansı yoxdur».
Diplomatik sənədlərlə bağlı daha prosedur bir məqam var: nota, yaxud məktubun qəbul edilməməsi.
Əgər xarici işlər nazirliyi əcnəbi dövlətin höku­mə­ti­nin müraciətində təhqiredici xarakterli ifadələrin olduğunu hesab edirsə, o, hətta bu müraciəti artıq alıb və tanış olubsa belə, onu «qəbul etməkdən imtina» edə bilər.
Bu cür hallarda nazirlik (yaxud nazirin özü) müvafiq diplomatik nümayəndəliyin başçısını çağırır və sənədin onun hökuməti tərəfindən qəbul edilməməsi barədə məlu­mat­landırıraq, verilmiş sənədi ona geri qaytarır.