Diplomat böyük-kiçikliyin dörd qaydasını gözləməlidir:

1. Diplomatik missiya başçıları arasında böyük-kiçiklik

Diplomatik missiya başçılarının böyük-kiçikliyi onların dərəcələrindən asılıdır:
Səfir, Ali komissar yaxud Apostol nuntsisi;
Fövqəladə Elçi və Səlahiyyətli Nazir;
Vatikan Elçisi (az rast gəlinən dərəcə);
İşlər Vəkili en titre (titullu yaxud en ried).
Hər dərəcə dairəsində böyük-kiçiklik müvafiq diplomatik nümayəndəlik başçısının vəzifəyə başladığı andan keçən vaxtla müəyyən olunur. Belə olan halda, bu və ya digər dövlətdə hansı təcrübədən istifadə olunmasından asılı olaraq, ya etimadnamələrin dövlət başçısına təqdim edilmə tarixi, ya da onun xarici işlər Nazirliyini öz gəlişi haqda xəbərdar etdiyi və ya xarici işlər nazirinə yaxud Nazirliyinə öz etimadnamələrinin sürətini verdiyi tarix hesaba alınır. Əksər ölkələrdə etimadnamələrin dövlət başçısına təqdim edildiyi tarix hesaba alınır, buna baxmayaraq, Böyük Britaniya da daxil olmaqla, bəzi dövlətlər onların surətlərinin verildiyi tarixi qəbul edirlər.
İki diplomatik nümayəndəlik başçısı öz etimadnamələrini eyni vaxtda təqdim edirlərsə, belə hallarda böyük-kiçiklik onların təmsil etdikləri dövlətin adamın baş hərfinin əlifbada (fransız əlifbasında) neçənci yerdə olmasına əsasən, yaxud daha tez-tez, onlar vəzifəyə başladıqdan sonra keçən müddətə görə müəyyən oluna bilər. Dövlət böyük-kiçikliyin müəyyən olunmasının hansı qaydasını gözləyirsə-gözləsin, o qarşılıqlı razılıq əsasında tətbiq olunmalıdır və qabaqcadan xəbərdarlıq edilmədən dəyişdirilməli deyil.
Bəzi dövlətlərdə eyni dərəcədən olan bütün diplomatik missiya başçıları arasında üstünlük Müqəddəs Taxt-tacın diplomatik nümayəndəsinə verilir.
Bütün diplomatik nümayəndəlik başçılarının iştirak etdiyi yığıncaqlarda, işlər vəkili en titre, dərəcəsinə görə, Səfir dərəcəsində olan diplomatik missiya başçısından sonra gəlir, böyük-kiçikliyə görə üçüncü olaraq işlər vəkili ad interim qəbul olunur, həm də onların hər biri ilə münasibətdə öz səlahiyyətlərini qəbul etdikləri tarix nəzərə alınır. Diplomatik nümayəndəliyin digər üzvlərinin (diplomatların arvadları da olmaqla) iştirak etdiyi hallarda, sonuncular nümayəndəlik başçısının yaxud işlər vəkilinin böyük-kiçikliyinini qəbul edilmiş dərəcəsinə uyğun gələn yeri tuturlar.
Diplomatik missiya başçılarının etimadnamələrinin onlara qol çəkən yaxud onları qəbul edən dövlət başçısının ölümü ilə əlaqədar müvəqqəti etibarsız hesab olunması böyük-kiçikliyə təsir etmir.

2. Diplomatik missiyada fərdi böyük-kiçiklik

Diplomatik nümayəndəlik başçısına tabe olan «siyasi» aparat üzvlərinin fərdi böyük-kiçikliyi aşağıdakı qaydada müəyyən olunur:
Səlahiyyətli Elçi
Elçi — Müşavir
Müşavir
Birinci katib
İkinci katib
Üçüncü katib
Hərbi və xüsusi attaşelər arasında böyük-kiçiklik hər nümayəndəlik tərəfindən fərdi şəkildə müəyyən olunur. Bir qayda olaraq, böyük-kiçikliyə görə onlar birinci katibdən əvvəl gəlirlər, ancaq daha yüksək dərəcəli diplomatik işçilərdən az hallarda üstün tutulurlar. Böyük-kiçikliyin gözlənilməsinin dəqiq qaydası adətən diplomatik nümayəndələri qəbul edən hər bir dövlətin təqdim etdiyi diplomatik korpusun siyahısında göstərilir, hərçənd bəzi hallarda bu siyahılar qəbulun təşkilatçıları tərəfindən tərtib olunur. Tabeliyində olan işçilərin böyük-kiçiklik qaydaları haqqında xarici işlər Nazirliyini məlumatlandırmaq diplomatik missiya başçısının vəzifələrinə aiddir.

3. Formal yaxud diplomatik qəbullarda diplomatların inter se fərdi böyük-kiçikliyi

Formal yaxud diplomatik qəbullarda fərdi böyük-kiçiklik müvafiq şəxsin dərəcəsindən asılı olur və aşağıdakı qaydada müəyyən olunur.
Apostol nuntsisi (onun vəzifədə duayen ex officio kimi qəbul olunduğu ölkələrdə)
Səfir, Ali Komissar, Apostol nuntsisi
Fövqəladə Elçi və Səlahiyyətli Nazir
İşlər vəkili (en titre)
İşlər vəkili (ad interim)
Səlahiyyətli Nazir
Elçi-Müşavir
Müşavir
Birinci katib
İkinci katib
Üçüncü katib
Xidmətçilər və attaşe-mütəxəssislər adətən müşavirlərdən dərhal sonra gəlirlər, ancaq praktikada variantlar ola bilər.

4. Üstünlük gözlənilməsi qaydasının müəyyən bir dövlətin qəbul etdiyi çərçivədə diplomatik nümayəndəlik başçılarının böyük-kiçikliyi

Diplomatik missiya başçılarının böyük-kiçikliyə görə yerləri ənənə halını almış qaydalara uyğun olaraq müəyyən olunur, onlar adətən nazirlər kabinetinin üzvləri və qanunverici məclislərin başçılarından sonra gəlirlər. Böyük Britaniyada diplomatik missiya başçıları dərəcəyə görə yüksək dövlət postlarını tutan yeddi əyandan (yüksək mənsəb sahibindən) sonra gəlirlər ki, yalnız bilavasitə suveren özü və kral ailəsinin yaxın üzvləri bu əyanlardan yüksəkdə dayanır.

Diplomatik korpusun siyahısı

Diplomatik korpusun Siyahısında (a) müəyyən müddət üçün həmin dövlətdə akkreditasiya alan diplomatik missiya başçılarının adları və vəzifələri, onların nümayəndəliyinə daxil olan diplomatik işçilərin adları və dərəcələri ilə birlikdə göstərilir, eləcə də (b) diplomatik səviyyədə qəbul olunan digər təşkilat və şəxslərin adları (məsələn, Birləşmiş Millətlər Təşkilatı rəhbərliyi) göstərilir.
Eləcə də göstərilir: missiyanın ünvanı, bəzən, diplomatların iqamətgahlarının ünvanları; onların ailə vəziyyətləri; arvadlarının onlarla olub-olmamaları; bəzi dövlətlərdə isə — eləcə də onların həddi-buluğa çatmış subay qızlarının adları.
Diplomatik nümayəndəlik başçısı postunun müvəqqəti olaraq tutulmadığı hallarda, başçı vəzifəsi «boşdur» qeydi ilə müşayiət olunmalıdır. Əgər nümayəndəlik başçısı həmin yerdə daimi yaşamırsa, onun adından sonra eləcə də onun yaşayış yeri, onun nümayəndəliyinin və (adətən) iqamətgahının ünvanı göstərilir.
Diplomatik nümayəndəlik başçılarının böyük-kiçiklik qaydasında (duayeni göstərməklə) sadalanan siyahısını, təmsil edilən dövlətlərin milli bayramlarının siyahıları ilə tamamlamaq ənənə halını alıb.
Diplomatik korpusun Siyahısı müntəzəm surətdə (dövlətin böyüklüyündən və diplomatik nümayəndələrin dəyişilmə tezliyindən asılı olan vaxtaşırılıqla) təkrar yoxlanılır və yenidən çap edilir; dövlətlər əlifba sırası ilə (bir qayda olaraq, Siyahını dəc edən dövlətin dili nəzərdə tutulur) sadalanırlar; Siyahıdakı informasiyanın doğruluğuna görə məsuliyyət həm qəbul edən dövlətin (adətən bilavasitə protokol şöbəsinin), həm də diplomatik missiya başçılarının üzərinə düşür: Siyahının məzmununun dəqiq olmasına hər iki tərəf eyni dərəcədə maraqlıdır, çünki hər ikisi ondan istifadə etməyə məcburdur, həm də ona görə ki, bu prima facie diplomatik status hüququnun təsdiq olunmasıdır.
Adətən Siyahı hansısa bir məxfi məzmuna malik olmur və bəzi ölkələrdə açıq satışa çıxarıla bilər. O bütün əcnəbi diplomatik nümayəndəliklər və diplomatlar, eləcə də qəbul edən dövlətin nazirləri və iş fəaliyyətləri prosesində tələb olunan digər rəsmi şəxsləri (məsələn, gömrük və mühacirət xidmətləri işçiləri, polis məmurları, merlər və Siyahını dərc edən dövlətin əcnəbi nümayəndəlik başçıları) tərəfindən sərbəst şəkildə əldə edilə bilər.
Bir sıra hallarda diplomatik və konsul korpuslarının fəxri konsul xidmətçilərinin karyeraları və adlarının təfsilatları haqqında əlavə informasiyaya malik olan kombinasiya edilmiş Siyahı dərc edilə bilər, yaxud bəzən əgər zərurət olarsa konsul korpusunun ayrıca Siyahısı dərc oluna bilər.

Diplomatik nümayəndəliklər və qəbul edən dövlətin hökuməti arasında məktublaşma və informasiya mübadiləsi

Diplomatik nümayəndəlik və nümayəndəliyin paytaxtında yerləşdiyi əcnəbi dövlətin hökuməti arasında bütün formal informasiya mübadiləsi, əgər hansısa bir başqa təsisatla münasibətlər yaratmaq üçün xüsusi icazə mövcud deyilsə, (a) bilavasitə diplomatik nümayəndəlik başçısı tərəfindən yaxud onun adından və (b) xarici işlər Nazirliyi (yaxud onun ekvivalenti) tərəfindən həyata keçirilir. Xüsusi attaşelərə ənənəvi olaraq onların profilinə uyğun gələn təşkilatlarla texniki (ancaq siyasi yox) məsələlər üzrə münasibətlər yaratmağa icazə verilir. Praktikada müasir diplomatiyanın mürəkkəb xarakteri bir çox ölkələrdə ciddi rəsmiyyətçiliyin aradan qaldırılmasına gətirib çıxarmışdır.

Şəxsi müsahibələr

Müəyyən edilmiş qaydaya görə diplomatik nümayəndəliklərin başçıları xarici işlər nazirinə birbaşa müraciət edə bilərlər və adətən onunla telefonla əlaqə saxlanılır. Belə yüksək dərəcəli təmaslara, bir qayda olaraq, fövqəladə əhəmiyyətli işlər səbəb olur; daha az əhəmiyyətli məsələlərin həlli üçün diplomatik nümayəndəliyin başçısına yaxud diplomatik korpusun üzvünə görüş haqqında (yenə də telefonla) nazirliyin əməkdaşlarından hansı iləsə razılığa gəlmək tövsiyə olunur. Sonuncular adətən çox məşğul adamlar olurlar və formal nəzakət qaydalarını gözlədikdən sonra sualları qısa və konkret qoyaraq məsələnin mahiyyətinə varan kimi çıxıb gedən diplomatların gəlişlərinə rəğbətlə yanaşmağa meyllidirlər.

Nümayişlər

Diplomatik nümayəndəliyə, səfirlə yaxud diplomatik heyətdən kiminləsə söhbət aparmağa icazə istəyən şəxslər qrupu müraciət edə bilər. Səfirlik belə hallarda aşağıdakı üç cavab formasından birini seçə bilər:
— qapını açmamaq,
— müştərək ərizəni şərhsiz qəbul etmək,
— həmin qrupun nümayəndəsini səfirliyin binasına dəvət etmək və orada ona öz dövlətinin rəhbərliyinin mövqeyini izah etmək.
Əgər nümayiş nəzarətdən çıxmağa başlayırsa, protokol təxirə salmadan (ən yaxşısı — diplomatik nümayəndəliklərin mühafizəsi üzrə polis bölməsinə, əgər belə bir şey mövcuddursa) bəyan edə bilər: «Qəbul edən dövlət… diplomatik nümayəndəliyin rahatlığının pozulmasının yaxud onun ləyaqətinin alçaldılmasının bütün təzahürlərinin qarşısını almalıdır» (diplomatik münasibətlər haqqında 1961-ci il Vyana konvensiyası, 22-ci maddə, 2-ci paraqraf).

Bayraqlar

Diplomatik nümayəndəlik başçıları öz iqamətgahlarında və nümayəndəlik bunalarında istənilən vaxt öz dövlətlərinin, eləcə də qəbul edən dövlətlərin bayraqlarını asmaq hüququna malikdirlər və onlar praktikada bunu öz milli bayram günlərində edirlər. Onlar eləcə də özlərinin xidməti avtomobillərində öz milli bayraqlarını asa bilərlər, hərçənd nümayəndəlik başçılarının çoxu bunu yalnız rəsmi tədbirlər keçirilərkən yaxud durum təhlükəli olarkən etməyə önəm verirlər.
Həm təmsil edilən dövlət, həm də qəbul edilən dövlət tərəfindən milli matəm elan edildiyi hallarda, bayraqlar yarıya qədər endirilməlidir. Adətən onlar belə vəziyyətdə yalnız dəfn günü ərzində qalırlar, ancaq hökmdar qadınların öldüyü hallarda bayraqlar ənənəyə görə ölüm günündən matəm gününə qədər (həmin gün də daxil olmaqla) bütün müddətdə endirilmiş qalırlar. Yeni tac qoyulmuş şəxsin elan edildiyi gün bayraqlar yenidən öz adi vəziyyətlərinə gətirilirlər.
Ənənəvi olaraq bayraqlar səhər (saat 8-də) qaldırılır və gün batan çağı endirilir.
İxtiyarında liman olan konsulluq işçilərinə — müqavilələrdən və yerli ənənələrdən asılı olaraq — adətən, rəsmi vəzifələrini yerinə yetirən zaman gəminin burnunda öz milli bayraqlarını qaldırmağa izn verilir. Yerli hakimiyyət nümayəndələri ilə görüşə gedən yaxud təntənəli və ya bayram tədbirlərində iştirak etməyə rəsmi dəvət alan konsul təsisatlarının başçılarının xidməti avtomobillərdə öz milli bayraqlarını qaldırmaları hallarına da praktikada tez-tez rast gəlinir, ancaq konkret şərait konsul konvensiyası ilə müəyyən olunur. Əgər konsul təsisatı diplomatik nümayəndəliklə eyni şəhərdə yerləşirsə, onda onun binası üzərində milli bayraq qaldırılması qadağan edilə bilər.
Yüksək dərəcəli əcnəbi qonağın qəbulu zamanı, sonuncunun milli bayrağı çox vaxt qəbul edən dövlətin bayrağının yanında qaldırılır, daha doğrusu onlar mərkəzi tribunanın hər iki tərəfində qaldırılırlar. Belə olan halda meydançada dayanan adamın sağ tərəfindəki bayraq üçün yer, qonağın bayrağına ayrılır.
Əgər fərdi bayraq ağaclarında bir neçə dövlətin milli bayrağı asılmışsa, fəxri yer milli bayrağa verilməlidir, qalan bayraqlar isə milli bayraqdan sağ və sol tərəfə olmaqla, bir-birinin ardınca, öz dövlətlərinin adlarının əlifba sırası ilə (üz tərəfə açılmış halda) düzülməlidir.
Bayraq avtomobildə qoyulan zaman, avtomobildə bayrağın arxasındakı yer ən fəxri yer sayılır.

Geyim

Diplomatların geyimlərinə tələbat müxtəlif ölkələrin ənənələrindən, adətlərindən və iqlimindən asılı olaraq fərqlənir. Hal-hazırkı dövrdə geyim formasında rəsmiyyətçiliyin azalması tendensiyası artmaqdadır. Bununla belə bir sıra standart qaydalar mövcuddur ki, onlara (bəzi ölkələrin diplomatlarının geydikləri diplomatik uniformalar və milli geyimlərlə yanaşı) əməl etmək vacibdir. Geyim formasına standart tələblər adətən dəvətnamələrdə göstərilir. Qadın geyimləri ilə münasibətdə bununla əlaqədar yalnız «uyğun gələn» qeydi mümkündür. Darıxdırıcı və standartlaşdırılmış kişi geyimlərinin əksinə olaraq, qadın geyimləri formal yığıncaqların ab-havasına canlanma gətirir və hər xanımın fərdi xüsusiyyətlərini aydın şəkildə bildirir. Kişilər üçün aşağıdakı variantlar mövcuddur.

«Vizitka»

Bəzən onu, xüsusən də açıq havada keçirilən, məsələn yüksək dərəcəli qonaqları qarşılayan və ya onlarla vidalaşan gündüz tədbirlərində iştirak etmək üçün geyirlər.
Vizitkaya təntənəli tədbirlər keçirilən zaman qara frak, qara jilet və hündür qara ipək şlyapa yaxud boz jilet və boz silindr (şlyapa) bayram tədbirləri keçirilərkən, ağ köynək, yun parçadan qara mil-mil şalvar, kip qatlama yaxa, boz qalstuk və qara tuflilər daxildir. Orden lenti taxılmır, ancaq zərurət olduqda, məsələn hərbi yaxud xatirə tədbirlərində medallar sinənin sol tərəfində gəzdirilir.

Frak («ağ qalstuk» yaxud «tam axşam geyimi»)

Adətən yalnız rəsmi axşam qəbullarına, ballara yaxud şam yeməklərinə geyilir. Bəzən gündüz vaxtı qapalı binalarda keçirilən daha rəsmi tədbirlərdə (məsələn, Böyük Britaniyada etimadnamələrin təqdim olunması zamanı, çünki burada bu mülki milli geyim daha təntənəli hesab edilir) iştirak üçün geyilir.
Tam axşam geyiminə uzun qara frak, ağ jilet, nişastalanmış ağ köynək, dəyirmi yaxalıq, ağ kəpənək qalstuk, iki qara ipək zolağı olan qara şalvar, qara ipək şlyapa, laklı qara tuflilər, üzərində təltif nişanlarının və ordenlərinin təsviri olan kolodka (döş bəzəkləri lenti ağ qalstukun altında gizlədilsə də, orden lenti ağ jiletin üzərindən keçirilir ) daxildir.

Nahar geyimi
(«qara qalstuk» yaxud «smokinq»)

Qeyri-rəsmi axşam yığıncaqları üçün istifadə olunur.
Bu geyimə ipək qatlamaları olan qara pencək, bir ipək zolaqlı qara şalvar, ağ köynək (adətən yumşaq, yumşaq yaxalıqlı), qara kəpənək qalstuk və qara tuflilər daxildir. Əgər dəvətnamədə bu göstərilirsə, bəzəklər və medallar taxılır.
Yığıncağın ab-havasında formallıq nə qədər az olarsa, geyim seçimində sərbəstliyə bir o qədər çox yol verilir. Bəzən nahar geyimi dəstinə qara yaxud tünd qırmızı rəngli orden lentləri daxil edilə bilər. Əgər iqlim imkan verirsə, ağ smokinq geyilə bilər.

Milli geyim

Rəsmi milli geyim bütün diplomatik yığıncaqlar üçün qəbul olunandır.

Dövlət mərasimləri

Adətən dövlət mərasimlərinin planlaşdırılması və keçirilməsi protokol şöbəsi başçısının kompetensiyasına daxildir. Bayrametmə üçün tarixləri qeyd-şərtsiz müəyyən edilən müstəqillik günlərindən başqa, aşağıdakı səbəblərdən mərasim keçirilə bilər: inaqurasiya, vizitlər, dövlət əhəmiyyətli yubileylər və dəfn mərasimləri.
Yuxarıda göstərilən tədbirlərin keçirilməsi üçün ətraflı planlar bir neçə həftə yaxud ay qabaqcadan tərtib olunur (istisnalar yalnız dəfn mərasimləri halları üçün mümkündür) və Nazirlik, əgər onların işlənib hazırlanmasına bütün diplomatik korpus cəlb olunmuşsa, diplomatik korpusun duayeni ilə konsultasiyalar aparır.
Tədbirlərin əksəriyyətinin hazırlanması zamanı, fərqli təsisatlar arasında fəaliyyətlərin əlaqələndirilməsi vacibdir və ad hos ( lat. xüsusi, həmin hadisə üçün. — Red. qeydi) komitələrin və əlaqələndirici komitələrin (bunların tərkibinə polisin (maşınların dayanacağa qoyulmasını və yol hərəkətinin nizamlanmasını nəzarətdə saxlamaq üçün), ordunun (orkestrin və fəxri karaulun formalaşdırılması üçün) nümayəndələri, mətbuatın, mülki hökumətlərin nümayəndələri daxil ola bilər və əgər gözlənilirsə əcnəbi — istənilən sayda — qonaqlar, gömrük, mühacirət xidməti və hava limanı işçilərinin iştirak edə bilər) yaradılması adi praktikadır.
Əcnəbi dövlət başçısının, hökumət üzvünün yaxud digər yüksək dərəcəli qonağın gəldiyi hallarda, müvafiq diplomatik nümayəndəliyin başçısı yuxarıda göstərilən şəxsin iştirak etdiyi bütün rəsmi yığıncaqlara və axşamlara dəvət olunur və əksinə, səfərə gələn yüksək dərəcəli şəxs nümayəndəlik başçısının iqamətgahında yaxud başqa yerdə müvafiq dərəcəli və mövqeli qonağı qəbul edir (prinsip belədir: təmsil edilən dövlətin başçısı qəbul edən dövlətin başçısını, təmsil edilən dövlətin xarici işlər naziri — qəbul edən dövlətin xarici işlər nazirini, kilsə başçısı — kilsə başçısını qəbul edir).
Rəsmi diplomatik vizit səfərə gələn şəxsin dövlətin paytaxtına (bu, səfər proqramının ilk bəndidir) gəldiyi andan başlanır və məhz gəldiyi yerdə onun rəsmi qəbulu mərasimi baş verir. Qəbul zamanı vizitçinin təmsil etdiyi dövlətin himni səsləndirilir, onun milli bayrağına rəsmi təzim edilir və fəxri qarovul düzülür. Əgər yüksək dərəcəli qonağın gəldiyi liman, hava limanı və ya sərhəd məntəqəsi paytaxtdan əhəmiyyətli dərəcədə uzaqda yerləşirsə, onu yerli hökumətin rəsmi nümayəndəsi yaxud nümayəndələri qarşılaya və paytaxta qədər müşayiət edə bilər. Xüsusi motosikletli yaxud atlı mühafizə dəstəsi təşkil edilir, səfərə gələn özü arabada yaxud avtomobildə (məsafədən asılı olaraq) yerləşdirilir. Rəsmi qonaqların nəqliyyat vasitəsində əyləşdirilməsinin ümumi qaydası belədir: onlar dərəcəsinə görə böyükdən-kiçiyə qaydasında yerləşdirilir, həm də böyüklüyünə görə üstünlük verilən şəxs bayrağın arxasında əyləşdirilir.
Rəsmi qonağın dəvəti ilə onun təmsil etdiyi ölkəyə onu qəbul edən şəxsin bir müddət keçəndən sonra cavab səfəri etməsi hamının qəbul etdiyi praktikaya daxildir.

Rəsmi matəm

Rəsmi matəm (a) təmsil edilən dövlətin başçısı tərəfindən edilə bilər və bu halda ona nümayəndəliyin başçısı və işçiləri tərəfindən riayət olunur, yaxud (b) qəbul edən dövlətin başçısı tərəfindən edilə bilər və bu halda ona diplomatik korpusun bütün işçiləri tərəfindən riayət olunur.
Birinci halda, əgər matəm dövlət, hökumət başçısının və ya kral ailəsi üzvünün ölümü ilə yaxud milli faciə ilə əlaqədar elan edilibsə, nümayəndəlik başçısı öz nazirliyindən matəmin müddəti barəsində təlimat alır, bayrağı yarıya qədər endirir və s. Matəmin davam etdiyi bütün müddətdə nümayəndəlik başçısı və işçiləri adətən qara qalstuklar və ya onların ekvivalentini gəzdirirlər (qadınlar da müvafiq geyim formasına riayət etməlidirlər) və həmin müddətdə nümayəndəlik başçısına ictimai tədbirlərdə mümkün olduğu qədər iştirak etməmək gərəkdir. Qabaqcadan planlaşdırılan tədbirlər ləğv edilə bilər, ancaq bu qayda dövlət səviyyəli qəbullara şamil olunmur. Əgər şəxsi qəbullar keçirilirsə, onlar kifayət qədər təvazökar və təntənəli səciyyə daşımalıdırlar. Başsağlığı kitabı adətən səfirlikdə və ya nümayəndəlik başçısının iqamətgahında vizit kartları üçün qutunun yanında yerləşir: onda başsağlığı bildirmək istəyən bütün hər kəs öz imzasını qoya bilər. Bəzi hallarda mərhumun qara matəm lenti ilə haşiyələnmiş fotoşəkil asıla bilər. Müəyyən müddət ərzində məktublaşmalar üçün qara rənglə işarələnmiş dəftərxana ləvazimatı istifadə olunur.
Əgər ölkədə rəsmi matəm elan olunmuşsa, bu halda diplomatik korpus protokol şöbəsinin başçısı ilə sıx təmas saxlayan duayenin rəhbərliyi altında uzlaşdırılmış şəkildə fəaliyyət göstərir. Diplomatik korpusun üzvlərinə bayraqları yarıya qədər endirmək və qeyri formal yığıncaqların çox hissəsini ləğv etmək tələbi bildirilə bilər. Onlar rəsmi mərasimlərdə iştirak edə və özlərini durumun diktə etdiyi tələblərə uyğun şəkildə apara bilərlər. Diplomatik missiya başçıları xarici işlər nazirinə rəsmi başsağlığı məktublarını şəxsən göndərməlidirlər və diplomatik nümayəndəliyin hər bir işçisi nazirlikdə, müvafiq yığıncağın keçirildiyi yerdə, başsağlığı kitabının yanında üzərinə «p.s.» (pour condoleances — bizim başsağlıqlarımız) yazısı ilə nişanlanmış öz vizit kartlarını saxlamalıdırlar.
Əgər dövlətin həmkar diplomatlardan hansısa yüksək vəzifəli məmuru ölürsə, diplomatik missiya başçıları öz başsağlıqlarını yuxarıda göstərilən şəkildə bildirməlidirlər, ancaq ümumi matəm elan edilməməlidir. Belə hallarda başsağlığı məktub, vizit kartı yaxud dəfn mərasimində iştirak vasitəsi ilə bildirilir.
Başqa diplomatik nümayəndəliyə göndərilən nota aşağıdakı formada yazıla bilər:
__________ səfirliyi Kraliça Sarayında akkreditə olunmuş Diplomatik Missiyaya ehtiramını bildirir və___________(tarix)___________vəfat etdiyini dərin hüznlə bildirməyi öz borcu hesab edir.
__________ səfirliyi Kraliça Sarayında akkreditə olunmuş Diplomatik Missiyanı öz dərin ehtiramından əmin edir.

Müəllif Ralf Corc Felthem
Mənbə Diplomatın stolüstü kitabı