Prosedura qaydaları
Hər hansı rəsmi konfransın məcburi element qismində çətinlik yaxud narazılıq olan hallarda sədrin əl atdığı, iştirakçıların fəaliyyətini yönəldən və müəyyən edən bir sıra yazılı qaydaları olmalıdır. Ya da bu əvvəlki sessiyada qəbul olunmuş və növbəti sessiyalarda standart müzakirə edilən daimi qaydalar olmalıdır məsələn, BMT Baş assambleyasının prosedura qaydaları; yaxud onlar da baxılmaq və təsdiq olunmaq üçün yeni konfransa təqdim edilməlidir. Bu halda qaydalar həmişə qabaqcadan göndərilməli olan müvafiq bildirişdə konfransın keçirildiyi yer və tarixi göstərilməklə layihə formasında yayılır.

Gündəlik
Müzakirə olunmalı məsələlər onların baxılma ardıcıllığı ilə konfransın gündəliyinə daxil edilir. Layihə yaxud ilkin gündəlik adətən komissiyanın üzvləri yaxud konfransın katibliyi tərəfindən hazırlanır, vacib bəndlər daxil edilir (i) (məsələn, qabaqkı iclasın protokolunun təsdiqi); keçən sessiyadan qalan məsələlərə baxılması (ii); bir daha baxılmaq üçün verilmiş məsələlər (iii). Gündəlik konfrans başlanana qədər paylanmalıdır, ona görə ki iştirakçıların müzakirəyə qoyulacaq bəndləri diqqətlə öyrənmək üçün imkanları olsun. Gündəliyə daxil edilmiş məsələlər bu qayda ilə katibliyə və/yaxud vaxtında komissiya üzvlərinə göndərilməlidir ki, onların bu məsələləri işləmək və iştirakçılara bildirmək üçün vaxtları olsun.
Bəzi konfranslar üçün (BMT Baş assambleyası kimi) gündəliyin hər bir bəndi üzrə izahat memorandumunun yayılması vacibdir.

Nümayəndələrin tərkibi
Nümayəndələrin tərkibini müəyyənləşdirdikdə prosedur qaydaları əldə rəhbər tutulur. BMT nümayəndələri (maksimim beş) yaxud alternativ nümayəndələri (maksimum altı) və həmin sayda lazım olan məsləhətçiləri və ekspertləri qəbul edir.

Etimadnamələr
Etimadnamələr nümayəndənin şəxsiyyətini təsdiq edən və onun konfransda iştirakına səlahiyyət verən sənəddir; adətən xüsusi komissiya etimadnamənin əslinə uyğun olmasını yoxlayır və nəticəsi haqqında plenar iclasda məruzə edir. Etimadnamələr müvafiq dövlət orqanları tərəfindən verilir və konfransın keçirilməsi prosedur qaydaları ilə uyğun olmalıdırlar. Müəyyən hallarda tam səlahiyyət tələb olunur, məsələn, hər hansı müqavilənin mətnini yazmaq üçün. BMT Baş assambleyasının prosedur Qaydalarının 29-cu paraqrafına müvafiq olaraq namizədliyin əleyhinə etiraz edilən halda həmin namizədə qabaqcadan icazə verilməsi mümkündür.

Müşahidəçilər
Müşahidəçilərin ixtiyarı və statusu konfrans prosedurasının qaydalarından asılıdır, lakin heç bir halda onlar səs hüququna malik deyillər. BMT Baş assambleyasında müşahidəçilər istisna hallarda müzakirələrdə iştirak etməyə buraxıla bilərlər, o zaman təhlükəsizlik Şurasında olduğu kimi adi proseduralar saxlanılır.

Rəsmi və işlək dillər
Mətnlər və qətnamələr dərc olunan, habelə diskussiyalar keçirilən dillər rəsmi dillər sayılırlar. İşlək dillər diskussiyalarda və başqa dildən konfrans iştirakçılarının dilinə tərcümə zamanı istifadə edilir.

Aşkarlıq
Konfranslar üç əsas kateqoriyaya bölünürlər: ictimaiyyətin və kütləvi informasiya vasitələrinin dəvət olunduqları yerdə onlar üçün tam açıq; ictimaiyyət və jurnalistlər konfransın iştirakçılar tərəfindən bəyənilmiş yalnız son rəsmi məlumatını aldıqları zaman tam qapalı; məhdud sayda iştirakçıların konfransı, bu halda ictimaiyyət və jurnalistlər baş verənlər haqqında təşkil olunmuş son mətbuat konfransı, telemüsahibə yaxud başqa üsullar vasitəsilə xəbər tuturlar. Praktikada qapalı və açıq konfranslar arasında bir sıra ad hoc sazişləri vardır (məsələn, bəzi sessiyalar ictimaiyyət üçün açıq yaxud qapalı ola bilər).

Protokol sənədləri
Hər hansı konfransa təqdim edilən əsas tələblərdən biri nəyin qəbul edilib, nəyin qəbul edilməməsi ilə bağlı tam şəffaflığın olmasıdır. Bu məqsədlə konfransın keçirilməsi və əldə edilmiş müqavilələr haqqında protokol sənədləri dəyişdirilməmiş halda saxlanılır, iştirakçılar isə onun korrektliliyini təsdiq etməlidirlər. Bu sənədlər üç kateqoriyaya bölünür:
a) stenoqrafiya hesabatı (əl ilə yaxud audiodaşıyıcıda yazılmış;
b) bir qayda olaraq xüsusi məruzəçinin nəzarəti altında katibliyin hazırladığı yekun hesabat (rap-parteur);
c) yalnız müqavilələrin və qətnamələrin mətnləri.
Adətən iştirakçılar təqdim ediləcək sənədlərin görkəmcə yaxşılaşdırılması üçün minimal dəyişikliklər etmək imkanına və hüququna malikdirlər, lakin layihə formasında yayılırsa onun mənası dəyişdirilə bilməz; bu yalnız stenoqrafik hesabatlara aiddir.

İştirakçıların hüquqları
İştirakçıların fəaliyyətlərinin məhdudlaşdırılması kimi hüquqları da bir qayda olaraq prosedura qaydalarında qeyd edilir, lakin sədrin kifayətləndirici nəticəyə nail olmaq üçün və konfransın qərəzsiz və lazımsız gecikmələr olmadan normal getməsi üçün lazım olduğunu hesab etdiyi halda bunlara dəyişiklik edilə bilər. Adətən bu qaydalara aid edilir: müzakirə edilən məsələlərin hər biri haqqında bir dəfə çıxış etmək hüququ; protest hüququ (point of order) (bir ayda olaraq iştirakçının təhqiredici yaxud yersiz kimi baxılan çıxışına yaxud rəy bildirməsinə etiraz formasında); prosedur təklif etmə hüququ (prosedural motion) (o iclasın keçirilməsi metoduna aid olur və gecikdirilmədən konfransın sədri tərəfindən səsverməyə çıxarılmalıdır); çıxış edən başqa nümayəndələrin rəyinə cavab vermək hüququ.

Təkliflərin verilməsi və qərarların qəbul edilməsi
Bir qayda olaraq qərarlar konfranslarda bir yaxud bir neçə iştirakçı tərəfindən baxılmaq üçün verilmiş yazılı təkliflər əsasında qəbul edilir. Təkliflərə qətnamə layihələri kimi baxdır. Onlar BMT-də preambula və işlək hissə formasını alırlar; onlar bir qayda olaraq izahedici memorandumla baxılmaq üçün verilməlidir.
Qətnamə layihəsinə düzəlişlər və əlavə düzəlişlər hələ səsverməyə kimi daxil edilə (və sonra rəyi bildirilə) bilər. Səsverməyə ilk növbədə əlavə düzəlişlər, sonra əvvəlinci təklifdən (BMT Baş assambleyasının 92-ci qaydası) götürülmüş düzəlişlər edilir, bir mətnə iki və daha çox düzəliş aid olarsa sonra qətnamə layihəsinin dəyişdirilmiş mətni üzrə səsvermə keçirilir. Düzəlişlər sənədin məzmununa zidd ola bilməz; onlar sənədin layihəsinin bu yaxud digər hissəsinə əlavə edilə, çıxarıla və yenidən baxıla bilər. Qərarların izah edilməsinə yəni səsvermə zamanı iştirakçıların şifahi aydınlaşdırmalarına, adətən xüsusi olaraq nəzərdə tutulmuş hallarda qətnamənin müxtəlif hissələrinə ayrı-ayrı səsverməni nəzərdə tutan bölünmə haqqında təklifdə olduğu kimi icazə verilir.

Səsvermə zamanı və çoxluğun tələbi ilə kvorum
Bir qayda olaraq səsvermə səsvermədə olanların və iştirak edənlərin səslərinin adi çoxluğu (yəni yarıdan çoxu) əsasında aparılır; bəzi hallarda (çox vaxt vacib məsələlərin müzakirəsi zamanı) prosedur qaydalarına əsasən səsvermədə olanların və iştirak edənlərin səslərinin üçdə-ikisi (yaxud daha çoxu) tələb olunur yaxud qərar adi çoxluğun yaxud bütün iştirakçıların üçdə-ikisinin səsi ilə qəbul edilir.
Adətən hər bir ölkə bir səs hüququna malik olur, lakin BƏT və BVF (onların prosedur qaydaların müvafiq olaraq) kimi təşkilatlarda maliyyə ödəməsinin həcmi yaxud bu və ya digər ölkənin təşkilatın nizamnamə kapitalında iştirakı əsasında səsvermə sistemi mövcuddur.
Adətən prosedur qaydaları iki müxtəlif kvorumun mövcudluğunu müəyyən edirlər:
a) səsvermənin keçirilməsi üçün iştirak etmələri vacib olan üzvlərin və iştirakçıların minimal sayı;
b) danışıqların başlanması üçün tələb olunan iştirakçıların minimum sayı.
BMT təhlükəsizlik Şurasında səsvermə iki kateqoriya iştirakçıların iştirakı ilə baş verir: daimi və müvəqqəti üzvlərlə. Hər bir ölkənin yalnız bir səsi olan Baş assambleyada hər hansı məsələ üzrə səslər əgər bərabər bölünsə, səsvermə 48 saat ərzində keçirilməli olan növbəti iclasa keçirilir və əgər bu səsvermə halı təkrar olunarsa, onda qərar qəbul edilmir. Həmin prosedura vəzifəli şəxslərin seçilməsində tətbiq edilmir.
Səslərin hesablanması müxtəlif üsullarla aparılır: əllərin qaldırılması ilə, siyahı ilə, ayağa durmaq yaxud düyməni basmaq yolu ilə, gizli səsvermə yaxud poçt ilə səsvermə ilə.

Konsensus vasitəsilə təkliflərin müəyyən edilməsi
Hər bir ayrı təklif üçün səsvermə keçirilməsinə ehtiyac yoxdur (məsələn, nahar üçün konfransı saxlamağın vacibliyi haqda): sədr qərara alır ki, həmin səbəb konsensusla həll edilə bilər, belə ki, bütün iştirakçılar acmışlar və fasilə etmək təklifini vermək vaxtıdır. Bu qərar səslərin konsensusunda qətnamə çıxarılmadan qəbul edilir: o sədrin, qətnamə qəbul etmək üçün vaxt ayırmağa ehtiyac olmaması haqqında təklifinə əsaslanır; çox vaxt prosedur qərarlarla əlaqədar tətbiq edilir. Bu eyni zamanda xüsusi vəziyyətlərdə qətnamənin olmamasını ən yaxşı qərar hesab edərsə sədrin istifadə edə biləcəyi vasitədir və iştirakçılar tərəfindən dəstəklənə bilər.
Qətnamə çıxarılması ilə səslərin konsensusu ilə verilən qərar da həmin kateqoriya qərarlara aid olur, lakin bir qədər rəsmidir. Gündəlik və ziddiyyətli olmayan yaxud bunun açıq səsvermə zamanı edilməməsini daha yaxşı hesab edən iştirakçıların az hissəsinin etiraz etdiyi məsələlərin baxılması zamanı tətbiq edilir. "Konsensus" termini də "yekdillik" termininin ümumiləşdirilməsi kimi müxtəlif hökumətlərarası təşkilatlarda geniş surətdə istifadə edilməyə başladı; termin nəzərdə tutur ki:
a) bütün nümayəndələr öz nöqteyi-nəzərlərini son təsdiq etməyə qədər bildirmək imkanına malikdirlər və
b) onlar qətnamə layihəsinə bütünlüklə tərəfdar olmaya bilərlər, lakin bütün nümayəndələr ona məqsədəuyğun kimi baxırlar.

Altkomitələr və işçi qruplar
Konfranslar məsələlərin müxtəlif aspektlərini nəzərdən keçirmək üçün altkomitələrə və işçi qruplara bölünə bilərlər, sonra isə bütün hesabatları bir plenar iclasda müzakirə edə bilərlər. Altkomitələr və işçi qruplar da xüsusi məsələlər üzrə yaxşı rəy çıxarmaqda effektiv üsullarla; konfransın xeyli fasilədən sonra toplaşacağı halda isə - sessiyalar arası dövrdə işlərin fasiləsiz keçirilməsinə müəyyən vasitələrlə xidmət edə bilərlər.

Vəzifəli şəxslərin seçilməsi
Prezident, vitse-prezident(lər) və müvafiq hallarda xüsusi məruzəçi vəzifəsinə seçkilər vasitəsilə (konfransların çoxunda olduğu kimi) yaxud rotasiya prinsipi üzrə (məsələn, təhlükəsizlik Şurasının sədrinin dəyişdirilməsi) başlayır. Ad hoc konfranslarında konfrans keçirilən ölkənin nümayəndəsi adətən müvəqqəti sədrin vəzifələrini yerinə yetirir.

İclas, protokol, böyüklük (başçılıq) qaydası
İkitərəfli konfranslarda bir qayda olaraq sadə diplomatik protokol hazırlanır. Çoxtərəfli konfranslarda böyüklük (başçılıq) ölkə adlarının əlifba sırası prinsipinə (ingilis yaxud fransız dilində) əsaslanır. BMT Baş assambleyasının sessiyalarında böyüklük sessiyadan sessiyaya əlifba sırası ilə dəyişdirilir.

Müəllif Ralf Corc Felthem
Mənbə Diplomatın stolüstü kitabı