Sədrlik edən şəxsin vəzifəsi
Konfrans sədri ilə futbol hakiminin vəzifələri arasında paralel mövcuddur. Onlardan hər birinin daha çox üstünlük qazanmaq istəyən peşəkar oyunçuların təcrübələrinin və fəndlərinin tətbiqinə nəzarət zamanı vəzifələri eyni dərəcədə məsuliyyətlidir və müəyyən zamanda o, zəmanət verməlidir ki, oyun qaydalar üzrə gedir və son nəticə bütün iştirakçıları qane edir. Onun qaydalar kitabı (prosedur qaydaları) var, lakin əgər sədrin özü bütün təcrübələrindən və ustalığından istifadə edərək iştirakçıları nəticələri qəbul etmək və onlara tabe olmaq özlərinin maraqları dairəsində olduğuna inandıra bilməsə onun nəzəri cəhətdən üstün sayılan səlahiyyətləri faydasız ola bilər. Həm sədrə həm də hakimə bəzən soyuqqanlılıqla artıq inanılmaz arxayınlıqdan danışmaqdansa, ədalət, mətinlik, qaydaları bilmək və vəziyyəti qiymətləndirmək qabiliyyəti lazımdır.
Sədrin vəzifələri iki kateqoriyaya bölünür: prosedur və əsas.

Prosedur vəzifələri
a) konfransın açılması, bağlanması və fasilənin elan edilməsi;
b) nümayəndələrin tribunaya çağırılması;
c) əgər vacibdirsə yaxud qaydalar belə tələb edirsə çıxışların vaxtla məhdudlaşdırılması;
d) qaydalara və konfrans proseduruna riayət etmə məsələləri üzrə qərarın çıxarılması;
e) iştirakçıları yersiz məzəmmətlərdən çəkindirməyə çağırış;
adi qaydada konfransın işinin təmin edilməsi.

Əsas vəzifələri
a) iştirakçıların qərar vermək üçün sədrin öhdəsinə buraxdığı xüsusi vəzifələrinin yerinə yetirilməsi (məsələn, ölkələrin yaxud üzvlərin yeni komissiyaya seçilməsi);
b) konfransın məqsədinə çatmasına kömək edən vasitəçilik vəzifəsinin yerinə yetirilməsi. Bu vəzifə aşağıdakı formalarda ola bilər:
c) qeyri-rəsmi diskussiyalar üçün vaxtın ayrılması;
d) sədrin iştirak etmədiyi qeyri-rəsmi müzakirələrə kömək etmək;
e) çətin vəziyyətlərdən çıxış yollarını axtarmaq məqsədilə müxtəlif nümayəndələrlə diskussiyaların aparılması;
f) çətin vəziyyətlərdən çıxmaq üçün sədrin fərdi nümayəndələrlə hamı üçün təminedici əsaslar tapa biləcəyi diskussiyaların keçirilməsinə dəstək vermək.
Tərkibində iştirakçıların böyük əksəriyyətinə malik olan təşkilatın beynəlxalq münasibətlərə təsir gücü sədr üçün əvvəlkindən daha fəal işləməyə zərurət və imkan yaratdı.
Nümayəndələr özlərini yaxud təmsil etdikləri ölkələri həddindən artıq tərifləməkdən ötrü toplaşmırlar. Qərarların axtarışı üçün bu və ya digər ölkənin maraqlarını təmin edənlərin hamısı deyil bəziləri ümumilikdə bütün təşkilat üçün daha münasib variant təklif edirlər. Nümayəndələr pozitiv diplomatiyanı tətbiq etməyə çalışırlar, sədr isə bu məqsədlərdən xəbərdar olaraq qətnamə layihəsini baxılmaq üçün verməyə və bütün iştirakçılar tərəfindən yekdilliklə dəstəklənməməsi mümkün olan və əleyhinə heç kəsin etiraz etməyə hazır olmadığı son variant hazırlanmamışdan əvvəl bir sıra düzəlişlər edilmiş layihələrə baxmaqda heç bir xətt olmadan "elektron redaktor" ixtirası sayəsində daha böyük imkanlara malik olur: söhbət konsensusun olması prosesi haqqında və axırda etirazsız qəbul edilən qərardan gedir.

Katiblik
Katiblik konfransın inzibati himayəsini həyata keçirir, o, nəinki sədrə və iştirakçılara kömək edir həm də konfransı hazırlayır və bağlayır. Əgər katiblik daimidirsə, o, rəhbərlikedici orqanın adi yaxud xüsusi direktivlərinə müvafiq surətdə fəaliyyət göstərərək icraedici vəzifələrini yerinə yetirə bilərsə bu zaman sessiyalar arası inzibati vəzifələri yerinə yetirir.
Konfransın keçiriləcəyi yer müəyyən ediləndən sonra, konfrans başlayana qədər katibliyin vəzifəsi dəvətnamələrin göndərilməsindən, protokolların hazırlanmasından, qəbullardan, nəqliyyatın ayrılmasından, yerli hakimiyyətlə əlaqələrin təmin edilməsindən və sonuncu mikrofona, karandaşa və kofe fincanına qədər konfrans zalının hazırlanmasından ibarət olur. Bütün bunlardan başqa katiblik konfransın prosedura qaydaları da daxil olmaqla çağırış vərəqələrinin (yaxud çağırış vərəqinin layihəsi) və digər əlavə sənədlərin hazırlanması və yayılması ilə məşğul olur.
Konfrans keçirilən zaman katiblik tərcüməçilərlə təmin etmə və iclasların qaydalarla yaxud sədr tərəfindən müəyyən edilmiş sayda protokollarının və hesablarının aparılması da daxil olmaqla hər cür inzibati məsələlərə cavab verir. İştirakçıların əllərində konfransın keçirilməsinin bütün mərhələlərində çoxlu sayda sənədlər olmalıdır - xüsusən qətnamə layihələrinin və digər qərarların - buna görə də bütün iş günü ərzində makinaçıların xidmətlərinin əlverişliliyini təşkil etmək tələb olunur. Konfrans qurtarandan sonra katibliyin adi təmizlik işləri üzrə vəzifəsindən başqa iki mühüm tapşırığı var: iştirakçıların kiçik orfoqrafiya və qrammatika punktuasiya səhvlərini düzəltmək üçün əvvəlcə layihə şəklində buraxılan (demək olar ki, həmişə stenoqrafik hesabatın tətbiq edilməsi ilə) hesabatın (konfransın protokollarının) elan edilməsi və konfransda qəbul edilmiş müxtəlif qərarların icra edilməsi.

Konfrans diplomatiyası
Konfransın məqsədi problemlərin və bütün iştirakçılar üçün qəbul oluna bilən qərarların müzakirə edilməsidir, bu proses diplomatiyanın ənənəvi qaydaları üzrə həyata keçirilir. Amma BMT-nin yaradılmasından sonra çoxtərəfli diplomatiyanın sürətli inkişafı beynəlxalq təşkilatların, konfransların və komissiyaların sayının artmasına gətirib çıxardı və ənənəvi diplomatiyaya əlavə incəliklər verdi: qrup səsvermə fenomeni. Hər hansı qrupun marağı adətən milli maraqlan tapdalamır, lakin haradakı milli maraqlar kifayət qədər möhkəm deyil müəyyən qrupların marağı üstünlük təşkil edir, orada təsiri say və birlik həll edir, elə buna görə də çox dövlətlərdə bütün vacib məsələlərin öyrənilməsi üçün səs hüququ olan mütəxəssislər çatışmır. Qrupla səsvermə sistemi vəzifəli şəxslərin seçilməsinə ilkin hazırlıq zamanı və fikir ayrılığına səbəb olmayan məsələlər üzrə informasiya mübadiləsində son dərəcə faydalı ola bilər.
Əsas qrup tipləri bunlardır:

siyasi və mədəni,
iqtisadi inkişaf,
regional,
iqtisadi müqavilələrlə əlaqəsi olan dövlətlər.

Hazırda liderlik edən qruplara bunları aid etmək olar:
- Afrika qrupu;
- Asiya qrupu;
- Avropa ittifaqı;
- Ərəb ölkələri qrupu;
- 77-lər qrupu (Afrika, Asiya və Latın Amerikasının inkişaf etməkdə olan ölkələri, hazırda onların sayı yüzdən çoxdur);
- Latın Amerikası qrupu.
Habelə bu yaxud digər məsələdə ümumi maraqların müdafiəsi üçün təsis edilmiş xüsusi qruplar da vardır. Məsələn, dəniz konfranslarının keçirilməsi zamanı bir siyasi yaxud regional qrupun üzvləri kontinental şelf qrupunda, əraziçilər qrupunda (sahil sularının 200 millik zonası), balıqçı dövlətlər qrupunda və hər hansı müəyyən məsələ üzrə birləşmiş digər xüsusi qruplarda bir-birinə qarşı dura bilərlər.
Konfransların praktikasını və prosedurasını, konfransların idarə olunması və diplomatiyasını hərtərəfli öyrənmək üçün Con Kaufmanın (Leyden, Sijthoff) "Konfranslar diplomatiyası" kitabına müraciət edin.

Müəllif Ralf Corc Felthem
Mənbə Diplomatın stolüstü kitabı