Kayzen

(a) Üçüncü şəxsdə rəsmi nota
Rəsmi nota diplomatik nümayəndəlik və xarici işlər Nazirliyi arasında ənənəvi məktublaşma üsuludur. Nota hamıya bəlli olan beynəlxalq dildə, milli gerblə bəzədilmiş rəsmi blankda, ünvan göstərilməklə çap edilir və aşağıdakı şəkildə başlayır:
__________ səfirliyi xarici işlər Nazirliyinə öz dərin ehtiramını bildirir və Sizi _________ haqqında məlumatlandırmaqdan [yaxud] Sizin diqqətinizə _________ çatdırmaqdan şərəf duyur.
Sonra notanın məzmunu gəlir və sənəd aşağıdakı formula ilə bitir:
Səfirlik fürsətdən istifadə edərək xarici işlər Nazirliyini öz dərin ehtiramından əmin edir.
Tarix                   [göndərənin inisialı və səfirliyin möhürü]
Bəzi dövlətlərdə (məsələn, Amerika Birləşmiş Ştatlarında) sonuncu nəzakət formulası buraxılır.
Rəsmi nota eləcə də diplomatik missiyaların özləri arasında standart ünsiyyət formasıdır.

Diplomatik sənədlərin növləri

Şəxsi nota

Şəxsi nota prinsipial məsələlərlə bağlı göndərilir və ya özündə hər hansı vacib hadisə haqqında informasiyanı ehtiva edir.
Nota onu imzalayanın adından — birinci şəxs adından tərtib edilir və Hörmətli cənab Nazir (Səfir) müraciəti ilə başlayır.
Sonra məzmun hissəsi başlayır. Nota şəxsi nota müəllifinin ehtiramını izhar edən kompliment, nəzakət formulu ilə bitir.
Nəzakət formullarndan asılı olaraq, notanın tonallığı daha mülayim, yaxud daha sərt ola bilər. Əgər adresata cənab nazir sözləri ilə müraciət edir və dərin və səmimi ehtiramsızla vidalaşırlarsa, bu müəllifin notanı kifayət qədər neytral etmək istəyini bildirir. Əgər hörmətli müraciəti və vidalaşarkən səmimi ehtiramla istifadə edilirsə, nota daha isticanlı və dostyana olur.
Diplomatik praktikada digər nəzakət formulları da geniş yayılıb.
Xarici işlər naziri, yaxud səfirinə:
Cənab Nazir, sizə dərin hörmət və ehtiram bəslədiyimə əmin olmağınızı xahiş edirəm.
Elçiyə, işlər üzrə müvəkkilə:
Cənab işlər üzrə müvəkkil, sizə dərin hörmət və ehtiram bəslədiyimə əmin olmağınızı xahiş edirəm.