Kayzen

(a) Üçüncü şəxsdə rəsmi nota
Rəsmi nota diplomatik nümayəndəlik və xarici işlər Nazirliyi arasında ənənəvi məktublaşma üsuludur. Nota hamıya bəlli olan beynəlxalq dildə, milli gerblə bəzədilmiş rəsmi blankda, ünvan göstərilməklə çap edilir və aşağıdakı şəkildə başlayır:
__________ səfirliyi xarici işlər Nazirliyinə öz dərin ehtiramını bildirir və Sizi _________ haqqında məlumatlandırmaqdan [yaxud] Sizin diqqətinizə _________ çatdırmaqdan şərəf duyur.
Sonra notanın məzmunu gəlir və sənəd aşağıdakı formula ilə bitir:
Səfirlik fürsətdən istifadə edərək xarici işlər Nazirliyini öz dərin ehtiramından əmin edir.
Tarix                   [göndərənin inisialı və səfirliyin möhürü]
Bəzi dövlətlərdə (məsələn, Amerika Birləşmiş Ştatlarında) sonuncu nəzakət formulası buraxılır.
Rəsmi nota eləcə də diplomatik missiyaların özləri arasında standart ünsiyyət formasıdır.

Beynəlxalq konfrans və danışıqlarda, rəsmi qəbullar və təntənəli tədbirlərdə (sonuncuların heç də həmişə və heç də diplomatik qurumun bütün əməkdaşlarına aidiyyatı olmur) iştirakdan başqa, diplomatların, demək olar ki, kənar baxış­lardan tamamilə gizli olan geniş vəzifələr dairəsi var. Diplomatların bədii surətdə dedikləri kimi, müasir diplomatiyanın adi iş günləri diplomatik parketdə yox, yazı masası arxasında keçir.
_____________________________________
Diplomatik sənədlərin iki növü mövcuddur: qurumdaxili və rəsmi yazalı əlaqələrin həyata keçirilməsində vasitəçi olan sənədlər.
_____________________________________
Protokol nöqteyi-nəzərindən təbii ki, ikinci növ sənədlər daha önəmlidir, lakin dəqiqlik, nəzakət, diqqətlilik və səliqəlik təkcə diplomatik nümayəndələrlə yox, səfirliklər və nazirliklərdə çalışan həmkarlarla da münasibətlərdə əhəmiyyət kəsb edir.